Facturas

OasisCom - Documentacion

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Facturas de Compra - OFAC

La aplicación OFAC permite el registro de las facturas de compra, con todas sus características. La factura puede tener un recibo de inventario anterior, o generar el respectivo movimiento con la entrada de inventario.

Cuando se procesa un documento de facturación de compras, y este tiene retención de ICA (ICR) el sistema llevará el dato de la ubicación geográfica a la tabla de contabilización. Se debe tener en cuenta si la retención de ICA aplicará por dirección en los documentos.

En el maestro:

Documento: Nombre del tipo de documento a generar, puede ser factura, nota débito o crédito.
Número: consecutivo asignado por el sistema, para las facturas de compra.
Ubicación: Lugar donde se efectúa la factura de compra.
Concepto: Nombre del concepto por el cual se genera la factura de compra.
Fecha: Fecha de generación del documento.
Tercero: Código del proveedor a quien se le hace la compra.
Nombre Tercero: Nombre del proveedor a quien se le hace la compra.
Localización: Lugar donde se efectúa la factura de compra.
Moneda: Moneda en la cual se genera la factura de compra.
Estado: Estado en el cual se encuentra la factura de compra.
Descuento #1 y #2: Relación de los descuentos ofrecidos por el proveedor.
Condición Pago: Forma como se efectuará el pago al proveedor.
Pronto Pago: Descuento otorgado por el proveedor por cancelar la factura en determinado tiempo.
Bodega: Bodega a la cual se hace la entrada de inventario.
Observación: Con respecto a la factura de compra.

En el detalle permite llevar el registro de los siguientes campos.

Renglón: Consecutivo que se genera de acuerdo al número de productos que viene en la factura.
Producto: Código del producto que fue comprado.
Nombre Producto: Nombre del producto que fue comprado.
Cantidad: Cantidad recibida del producto comprado.
Precio: Precio al que se compró el producto.
Requerida:
%Imp: Porcentaje de impuesto.
% Descuento: Porcentaje de descuento por producto.
Unidad Medida: Unidad de medida de cada producto.
Localización Id: Identificación de la localización de los productos en la bodega.
Localización: Nombre de la localización de los productos en la bodega.
Característica: Código de la característica que se puede atribuir al producto (Opcional).
Presentación: Forma de presentación del producto (opcional).
Vencimiento: Fecha de vencimiento del producto (Opcional).
Control: Número de serial o consecutivo asignado a productos que vende la empresa y poder así identificarlos y llevar un control sobre ellos (Opcional).
Importaciones: Número de la importación si la mercancía es importada.
Moneda: Moneda en la cual se genera la factura de compra.
Observación: Con respecto a la factura de compra.
Valores: La tabla de valores muestra los estados por los que pasa el valor del producto desde su valor inicial pasando por descuentos, aplicación de impuestos hasta su valor real o final después de todos los ajustes necesarios hechos en la factura.

Manejo de IVA en Activos Fijos

De acuerdo a la normatividad vigente el rubro cancelado por concepto de IVA en los activos fijos hacen parte del valor del activo, pero también se debe tener presente dicho valor para la generación de medios magnéticos.

De acuerdo a lo anterior, OASISCOM presenta el siguiente documento que nos ayudará a entender y parametrizar el sistema para que cumpla los dos requerimientos.

Escenario 1

Ingreso de Activo Fijo por Compras (OFAC)

Para poder realizar los movimientos en el sistema es necesario realizar las siguientes parametrizaciones previamente:

  1. En la aplicación BCOD - Códigos de Cuentas, validar que se encuentre creado el código IVC o crearlo en caso que no esté. (Ver aplicación)
  2. En la aplicación BPLA - Plantillas, incluir en la plantilla del documento FP x FP el código IVC. (Ver aplicación)
  3. En la aplicación BGRU - Grupos, incluir el código IVC a los activos fijos. (Ver aplicación)

Realizada la parametrización continuaremos a generar el movimiento.

En este caso se realiza la compra de 2 activos fijos, uno por $1.000.000 + IVA y otro por $500.000 + IVA

El sistema causa el valor del activo separado del valor del IVA, pero llevando al módulo el valor total del activo (Costo + IVA).

Podemos ver que el sistema creó automáticamente los activos 2 y 3.

Finalmente, si consultamos los activos en la aplicación HSSP - Saldos de Activos veremos que estos se encuentran valorizados por el Costo + IVA. (Ver aplicación)

Con lo anterior ya se encuentra:

  • Causación factura compra
  • Creación del Activo Fijo
  • Ingreso del activo fijo por el valor del costo + IVA

Ahora es necesario validar la generación de medios magnéticos, para ello se deberá parametrizar como se explica la aplicación KBFO - Formatos.

Escenario 2

Ingreso de Activo Fijo por HMOV

La explicación del Escenario 2 se puede ver en la aplicación HMOV - Movimientos

Contabilización de Fletes

Configurado el concepto correctamente en la aplicación BDOC - Documentos, se procede a crear la factura de compra por el respectivo concepto diligenciando el precio del flete.

El resultado se verá reflejado en la pestaña Contabilización del detalle:

Control por Proveedor

En OasisCom se permite generar un número de control por cada proveedor. El número de control será el mismo independiente de los diferentes productos que ofrezca el proveedor, si el proveedor cambia se debe asignar un número de control para el nuevo proveedor. En la aplicación BCNS - Consecutivos filtrando con el documento CL se puede verificar el número de consecutivo en que se entra el control.

Para asignar el número de control primero se debe crear la siguiente variable en la aplicación WVAR - Variables.

Seguidamente, el la aplicación BPRO - Productos debemos validar que los productos tengan activo el check Control.

En la aplicación BDOC- Documentos se debe verificar que el concepto del movimiento tenga asignado en el campo Clase la opción Control X Lote.

Con la parametrización anterior procedemos a generar una factura de compra. Al procesar se asignará el número de control.

Finalmente, en la aplicación BCNT - Controles podemos consultar los números de controles que han sido creados y el número de identificación del proveedor al cual se encuentra asignado.