Casos Recurrentes del Módulo Financiero

Nota: Para documentar estos casos recurrentes, se usaron números ficticios, con el fin de que sea una guia para solventar el error presentado.

Ejemplo 1: Error aceptación facturación electrónica.

Descripción problema

Al realizar la aceptación de la facturación electrónica de la factura por el módulo EBOFAC - Documentos Electrónicos De Facturas De Compras se presenta un error al generar recibo y realizar la aceptación expresa. Se consulta por el módulo de la DIAN y la factura aparece con el acuse de recibo y recibo del bien o servicio, pero no genera la aceptación expresa. Esta situación genera que no se pueda realizar el pago de la factura al proveedor.

Solución

No se puede generar el evento de la factura porque por una incorrecta respuesta de la DIAN no se actualizó el anterior status del recibo del bien, y sin esto no se puede proceder con aceptación expresa, por lo que hay que ajustar esta información según la data en la DIAN. Para realizar la prueba se puede generar el evento de “Aceptación Expresa” y validar si este se emitió correctamente; las acciones, eventos o errores presentados se pueden verificar desde la pestaña “Ejecutado” en el apartado del detalle.

El orden de los Eventos DIAN es:

Acuse de Recibo: Confirma que la factura electrónica ha sido recibida por el receptor. No es considerado título de valor, pero valida la entrega de información fiscal.
Recibo del bien o prestación del servicio: Certifica la recepción efectiva del bien o servicio asociado a la factura electrónica.
Aceptación o reclamo expreso de la factura: Permite al comprador manifestar su aceptación o reclamo respecto a la factura recibida. Después de este evento, la factura se considera título de valor

Ejemplo 2: Factura electrónica base de datos.

Descripción problema

Se reporta un error al procesar la factura electrónica porque se debe ingresar una base de caja registrada en el aplicativo JTBA - Base de Efectivo, pero esa ubicación o almacén ya está en los turnos en el aplicativo JTUR - Turnos. Como se evidencia en el siguiente ejemplo:

Solución

Se debe actualizar correctamente las sentencias en la base de datos para el procedimiento encargado de procesar las facturas, se debe considerar que no se esté haciendo sobre una misma.

Ejemplo 3: Error validación de facturación electrónica ante la DIAN

Descripción problema

Al intentar procesar la factura por ejemplo 298568 ubicación 1 modulo FFAC - Facturas, sale error adjunto. No permite validar ante la Dian el CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) por caída de esta, además validando con el usuario de la empresa en la DIAN se observa que esa factura no se generó. Este error se presenta también con todos los documentos electrónicos del módulo JFAC - Facturas Punto de Venta.

Solución

Se debe procesar las facturas pendientes en el aplicativo FFAC - Facturas y las generadas en JFAC - FACTURAS PUNTO DE VENTA. Se revisa en el procedimiento y se validan problemas porque el tercero está en cero, lo que hace que los documentos se reversan y queden activos. Para esto se debe ajustar el tercero y se confirmar el envío correcto de los documentos. Además de realizar el ajuste y así procesar las facturas que quedaron mal generadas.

Ejemplo 4: Error aceptación de facturación electrónica

Descripción problema

No permite aceptar el documento en la transacción EBOFAC (Documentos Electrónicos De Facturas De Compras)

Solución

Se presenta un inconveniente sobre el documento debido a que el sistema en la pestaña ejecutado está indicando el error de rechazo ”- Error Creating or Sending XML File EVENTS NOTIFICATE. Regla: DC24c, Rechazo: 99”, esto debido a que según el anexo de la DIAN para realizar la ejecución de eventos únicamente se cuentan con 3 días hábiles (Anexo de la DIAN Vigente 1.8). En caso de pasar el plazo máximo, se debe solicitar al proveedor de esta factura generar la ACEPTACIÓN TACITA.

Ejemplo 5: Error validación de facturación electrónica ante la DIAN

Descripción problema

Al procesar la factura mediante el módulo FFAC - Facturas sale un nuevo error, relacionado con que no pudo enviarse a la DIAN porque la suma de los valores de la base imponible. Se muestra un ejemplo a continuación.

Solución

En este ejemplo, la FC 1608 de la ubicación 1, genera el mensaje de control a la hora de confirmarlo, porque en el maestro, en el apartador de total, pago, neto, se encuentra en 0. Esto debe concordar con los valores del detalle, por favor validar y volver a confirmar la factura.

Ejemplo 6: Error envío correos a clientes de la facturación electrónica

Descripción problema

Cuando se factura a la una ubicación específica por ejemplo la 10 y la 85, no llegan los correos a los clientes. Se genera un error en “smen error: the given header was not found., Stacktrace: …”.

Solución

El inconveniente se presenta porque la empresa no maneja prefijos en sus resoluciones, por tanto, el sistema toma el prefijo de ubicación BUBG - Ubicaciones Geográficas. Se hace filtro con las diferentes ubicaciones donde se agrega un espacio, ya que el sistema tomaba el campo prefijo en NULL. Se debe ajustar para garantizar el envío de correos a cada comprador, es importante validar porque hay terceros que puede que no cuenten con correo electrónico.

Ejemplo 7: Error al generar el CUFE

Descripción problema

Al momento de procesar la una NF no se generó CUFE (Código Único De Facturación Electrónica) y no fue transmitida a la DIAN.

Solución

El inconveniente con el CUFE pudo deberse a intermitencias que tenía la DIAN en el momento que procesaron el documento, haciendo así que retornara una respuesta incorrecta para actualizar el estado del documento y el armado correcto del CUFE. Ahora bien, en su momento se debe intentar volver a enviar el documento manualmente a través del BINT 910 (Envío Archivo Dian Factura Única), pero si el documento ya supera los 10 días hábiles para enviarlo a la DIAN, se debe realizar un nuevo documento anulando el anterior para enviarlo con la misma información.

Ejemplo 8: Permisos para generar facturación electrónica

Descripción problema

Se presentan inconvenientes en la ejecución de las facturas electrónicas FE de almacén al momento de procesar facturas a personas extranjeras, sale el siguiente error.

Solución

Se identifica que en BTCL (Tipo de Cliente) para la opción de Permiso especial no contaba con el campo “código externo” diligenciado, por lo cual, es necesario diligenciarlo. Adicional, es necesario considerar que para el tercero de la factura FE se debe utilizar la opción “permiso especial” y no “extranjería” como se evidencia en la siguiente imagen.

Ejemplo 9: Vencimiento de la resolución de facturación electrónica

Descripción problema

Que se debe hacer cuando la respectiva resolución de facturación electrónica está a unos días de vencer.

Solución

Para realizar la parametrización de una resolución de facturación electrónica, se parametriza la interfaz 941 - CONSULTA RESOLUCION DIAN VER 2 en el aplicativo BINT. En esta publicación se puede descargar el archivo XML que brinda la DIAN en donde se obtiene la respectiva Clave Técnica o Pronunciamiento y toda la información de las resoluciones asociadas desde la primera. De esta manera, se realiza la parametrización de la resolución en el FRES - Resoluciones.

Ejemplo 10: Error de envío facturación electrónica

Descripción problema

Las facturas aparecen procesadas y no enviadas a la DIAN en lo posible por favor enviar a la DIAN sin afectar los documentos actuales.

Solución

Es importante verificar que al procesar una factura en EBFFAC - Documentos Electrónicos De Facturas De Ventas esta si aparece enviada a la DIAN, ya que probablemente se presenten intermitencias a nivel de la DIAN que no permitan enviar correctamente los documentos con éxito, por ello, la importancia de constatar que se envíen y no presenten errores de envío.

Una alternativa para las facturas que no lograron ser enviadas debido a que su fecha no se encuentra dentro del rango de los diez días calendario (Anexo 1.8) que permite la DIAN, puesto que no es posible cambiar la fecha, es anular estas facturas con una nota que no efectúe envío a DIAN sino que solamente realice las afectaciones respectivas a nivel de Oasis, para ello, se creó el documento DXO - Documento sin envío a la DIAN, posterior a que realicen la nota de devolución a cada factura con este documento DXO, se debe crear de nuevo las facturas, cerciorándose de que sí se envíen a la DIAN.

Adicional, verificar que todos los tipos de impuestos cuenten con la información respectiva en el campo “código externo”, puesto que esta es una información que valida la DIAN.

Se indica que mediante la opción BINT 910 (Envío Archivo DIAN Factura Única) se pueden enviar facturas y notas electrónicas. Para validar el proceso con esta factura, se ejecutó esta opción y se envió correctamente a la DIAN. Por medio de este BINT 910 se puede conocer también la razón del rechazo, puesto que al ejecutarlo genera un mensaje de control que emite la DIAN y así se reconoce la razón del rechazo, en este caso no generó ningún mensaje, sino que la envió exitosamente. Es probable que por intermitencia de la DIAN este documento en su defecto no se haya logrado enviar ya que se suele procesar en JFAC - Facturas Punto De Venta.

Ejemplo 11: Error envío facturas a la DIAN

Descripción problema

Error al procesar FFAC - Facturas ejemplo DV # 46 UBI 606421, al procesar genera error como se evidencia en la siguiente imagen.

Solución

Según el error, estaba en el BMOT (Motivos) en el campo código externo, en blanco. Se parametrizó la opción para las DV y al revisar ya estaba procesada la DV.

Este control está desde el principio de implementación de Factura Electrónica, en BMOT - Motivos motivo para las notas de devolución en FE siempre debe estar diligenciado el campo “código externo”, puesto que es una validación que realiza la DIAN para definir el motivo de la devolución. Si este campo está vacío no permite enviar las notas. Se tendría que verificar si en este caso era por un motivo que faltaba por esta parametrización.

Ejemplo 12: Nota crédito

Descripción problema

Error al realizar la nota crédito en el aplicativo por devolución porque se está haciendo el producto total y no el facturado.

Solución

Se debe realizar la devolución referenciando la factura y ajustando manualmente el valor requerido.

Ejemplo 13: Nota crédito

Descripción problema

Se intenta hacer registro de nota crédito por ejemplo DV 1144 en el módulo FFAC, pero no es posible procesar como se presenta.

Solución

El inconveniente se debe a que hace falta parametrizar el código VEN de las ventas en el BPLA (Plantillas) para el documento DV por concepto DS motivo 7 para que se generara la contabilización correspondiente en esta cuenta. Por tanto, lo que se hizo fue duplicar este código del DV x DV tal cual estaba y se pre contabilizó la devolución con éxito.

Ejemplo 14: Nota crédito

Descripción problema

Se presentan inconvenientes con la representación gráfica de la nota crédito, la cual tiene un descuento que en la contabilización resumida que no se ve y tampoco se aplicó en la facturación. Esta nota crédito está amarrada a una factura la cual al revisar la representación y la contabilización tampoco tiene descuento. No se sabe por qué salió así y el valor de la NC quedó mal ya que disminuyó en 2 millones la base y de ahí en adelante las retenciones.

Solución

Se evidencia que efectivamente la factura no traía ningún descuento, pero la devolución sí, probablemente reciclaron un documento antiguo que tenía esta información de descuento y la DV se fue con ese valor. Lo que se debe hacer en este caso para solventar el inconveniente es lo siguiente: Como la devolución acreditó la factura con un valor de descuento se debe realizar el cálculo de cuanto fue y proceder con:

Hacer una nueva DV donde utilicen un concepto que no referencie factura.
En los campos de referencia tener presente que no quede asociada la factura.
Ingrese la información de los productos donde el valor total a devolver en la DV sea igual al del cálculo que resultó en el maestro de la primera DV.

Una vez hecho esto intentar procesar el documento, así lo que haría es sacar el valor restante.

Ejemplo 15: Nota crédito

Descripción problema

Se esta presentando error al procesar las FFAC.

Solución

Este error se presenta debido a que no es permitido procesar una nota crédito referenciando una factura que se encuentra en el evento de ‘aceptación’, por lo cual es recomendable que creen una nota crédito en la que no referencien la factura.

Ejemplo 16: Renovación del certificado de firma digital

Descripción problema

Incertidumbre al tener que realizar una gestión adicional para la renovación del certificado de firma digital de facturación electrónica cuando llegan notificaciones de facturas próximas a caducar.

Solución

Las facturas electrónicas se emiten con el certificado de OasisCom, en caso de querer renovar el certificado con alguna otra compañía, se debe enviar nuevamente el certificado para poderlo configurar, de lo contrario, no se debe realizar ninguna gestión adicional.

Ejemplo 17: Cruce de saldos

Descripción problema

Documento en el aplicativo TMOV - Movimientos de Tesorería no puede ser procesado a pesar de evidenciar en el estado de cuenta el saldo.

Solución

Es necesario revisar que los cruces de saldo estén realizados correctamente para procesar el TMOV, verificando en la actualización que no se presente ninguna diferencia en el pase de saldos.

Ejemplo 18: Contabilización de IVA

Descripción problema

Las facturas que se realizan que incluyen productos que tienen IVA no están contabilizando el valor correspondiente del tipo de impuesto registrado en el aplicativo BTER (Básico de Terceros). Esto puede generar futuras sanciones con la DIAN.

Solución

Es necesario verificar que este seleccionado correctamente el tipo de impuesto en el aplicativo BTER - Terceros para evitar que los documentos o facturas no tomen el valor del IVA. Para esto debe estar el 99 como tipo de impuesto el cual funciona para calcular todos los tipos de impuestos independientemente de que sea la empresa, los clientes o los productos.

Para solventar el problema de las facturas que se emitieron sin IVA se debe:

Ingresar al BTER y consultar el tercero de la misma empresa.
Una vez allí ubicarse en el campo “TipoImpuesto” y volver a dejarlo en cero (esto porque las devoluciones deben emitirse).

Ejemplo 19: Contabilización de IVA

Descripción problema

Se validan los movimientos de OFAC - FACTURAS DE COMPRA en una empresa como escenario ficticio y se evidencia unas diferencias, al confirmar se nota que el programa no está calculando el IVA del 7 % que se aplica en Panamá.

Solución

Las facturas no generaron el IVA del 7% debido a que al nivel del BPLA - Plantillas no se tiene parametrizado este impuesto, como se evidencia en el ejemplo de la imagen. Es necesario tener en cuenta que el campo donde se parametriza el valor del IVA en el BPRO - Básico de Productos es netamente Informativo, ya que estos valores y/o tarifas depende exclusivamente del Tipo de Impuesto y a su vez el Impuesto del IVA de donde traerá realmente el IVA del 7%. Por eso, se debe revisar el BPLA - Plantillas y realizar su parametrización, basada en el documento FP x FP pues este maneja el IVA que se contabilizará. Mientras que para todas las facturas bajo el documento FS x SE, se evidencia que estas nunca han contabilizado el IVA esto debido a la parametrización de la plantilla.

Ejemplo 20: Cartera financiera

Descripción problema

Se realizo el proceso CPRE - Reclasificación de Cuentas por Pagar en el aplicativo CMOV - Movimientos de Cartera, generando automáticamente por ejemplo el documento ND-841 con concepto RC; al procesar el documento muestra el error como se evidencia en la siguiente imagen.

Solución

El sistema en el proceso de reclasificación de cartera está incluyendo los documentos CP porque estos tienen un proyecto el cual está parametrizado para que maneje línea de crédito (en el aplicativo BPRY-Proyectos flag activo en crédito, lo cual no es correcto. En este sentido, deberían cambiar el proyecto a los documentos CP, eliminarlos por ejemplo del detalle del documento ND 841 y volver a generar el CPRE para que el sistema sobrescriba sobre este ND e inserte los datos correctos sin estos documentos CP.

Ejemplo 21: Reporte facturación

Descripción problema

Al momento de sacar el reporte de facturación detallada mediante el aplicativo FRFD - Facturación Detallada, la página queda cargando y después arroja el siguiente mensaje adjunto.

Solución

Para usar el aplicativo FRFD - Facturación Detallada se deben realizar más filtros, como la fecha inicia o final, el documento o la ubicación, pues así la información es más segmentada, lo cual favorece ya que trae bastante información y por eso se genera el mensaje relacionado.

Además, se valida por base el filtro que realiza el reporte y se evidencia que se demora más de 5 minutos en filtrar la información, y se realiza la parametrización de la aplicación FRFS con la que se puede buscar en el periodo y el año y exportar dicha información, se valida con varios periodos y se muestra correcta. Sin embargo, se puede ajustar el aplicativo FMFD-Facturación Detalla según las necesidades, por ejemplo, filtrando la información para el periodo actual confirmando la información directamente con los documentos, confirmando la correcta generación y si el tiempo de filtrado es adecuado.

Ejemplo 22: Factura de compra

Descripción problema

Error al intentar procesar el OFAC - Facturas de Compra, sale error adjunto se procesó la orden de compra varias veces, pero el error continúa. Se solicita colaboración para procesar OFAC de ser necesario activar la orden de compra.

Solución

Es necesario detallar el mensaje de control presentado en la cual se encuentra que al ser reversada quedó información basura, impidiendo procesarla indicando que ésta ya no tenía saldos probablemente por algún cruce que realizaron en su momento, por lo cual se realiza ejecución de un PPPD al documento y luego se valida el correcto funcionamiento al procesarla nuevamente.

Ejemplo 23: Factura de compra

Descripción problema

Al intentar procesar el documento OFAC - Facturas de Compra sale error de crédito y débito descuadrado, pero están de forma correcta.

Solución

Realizar el seguimiento para revisar si la factura ya se encuentra procesada.
Si no es el caso, es necesario revisar la longitud del campo “FacturaChar” en el módulo para validar si se ingresó un dato demasiado extenso para lo que acepta a nivel de base de datos. Para solventar esto lo que podrían hacer es considerar modificar este dato por uno más corto e intentar procesar nuevamente le documento, ya que este campo es netamente informativo y no afecta en anda en los procesos de facturación.

Ejemplo 24: Error al procesar factura de compra

Descripción problema

El documento OFAC - Facturas de Compra DP ejemplo número 1096-1 no deja procesar, sale el mensaje en la siguiente imagen. Se verifica el tema de los periodos para ver si estaba cerrado ya que la factura es del mes pasado, pero se verifica y el periodo estaba abierto.

Solución

Realizar seguimiento en la parte del detalle de la FP, para revisar si el producto está tomando unidades de la localización cero, esto se puede validar buscando en el ICKL (Kardex por Localización) donde se verá que tiene solo una unidad. Para solventar esto, se debe verificar desde qué localización se tomará mercancía e ingresar este dato en el detalle del OFAC (Facturas de Compra), así ya les dejará procesar el documento.

Ejemplo 25: Error cobro retención en facturas de compra

Descripción problema

Revisión y validación de la OFAC - Facturas de Compra ya que está cobrando la retención establecida cuando el valor total de la factura no supera la base de retención, se presenta un ejemplo a continuación.

Solución

Es necesario verificar el cálculo de la retención para evaluar si está parametrizado para que lo tome. Es posible observar mediante el BPLA - Plantillas que, en el caso anterior del ejemplo, la retención depende del producto, el producto tiene el tipo de impuesto 100201 que a su vez maneja el impuesto 11 con el renglón 900. En el BIMP - Impuestos 11 si se busca ese renglón 900 en la pestaña “DetailDetail” se observa que la base de retención está a partir de $6.081.000 y la factura esta por un valor de $6.443.960 sobre pasando la base, por eso se calcula.

Ejemplo 26: Error descuento de factura de compra

Descripción problema

La empresa recibió unos productos con un descuento del 100%. Se genera en el OFAC - Facturas de Compra el documento FP 2636 ubicación 1, en el detalle se ingresa el producto y en el campo descuento % se ingresa el valor de 100, pero al momento de procesar el documento genera el siguiente error “e2068 la invoiceid es a credito y la forma de payment no tiene value en credito 2636.”

Solución

Debido a la condición de pago no permitirá la confirmación de dicho documento, puesto que, esta debe llevarse sobre contado para así poder confirmarla, dicho esto, se realiza el ajuste necesario corroborando la pre-contabilización.

Ejemplo 27: Error cálculo de impuesto en factura de compra

Descripción problema

En la empresa está apareciendo un error relacionado a la división entre cero en varios documentos generados en el aplicativo de factura de compra OFAC - Facturas de Compra. A continuación, se presentan alguno de los ejemplos de este caso.

Solución

En primer lugar, es necesario verificar si las facturas ya fueron anuladas. Por el contrario, lo que sucede es que para alguno de los impuestos que utilizan los terceros de las facturas, el campo “Factor” se encuentra en cero, lo cual para algunos no es correcto ya que por base se hace un cálculo de cuánto es el porcentaje de cada impuesto a utilizar. Para darle solución haciendo uso del aplicativo BIMP - Impuestos, se consulta el impuesto que esté utilizando el tercero de la factura y se modifica el factor al que consideren pertinente.

Ejemplo 28: Reclamo de factura de compra

Descripción problema

Se presenta un error al generar el reclamo de la factura como se muestra en el siguiente ejemplo.

Solución

Antes de generar el evento de reclamo, se deben realizar los eventos de Generar_Acuse y Generar_Recibo. Además, después de validar en conexión con DIAN, validar realizando el proceso como se muestra en la imagen adjunta.

Ejemplo 29: Facturas electrónicas de compras

Descripción problema

La empresa registra un error cuando hace uso del módulo BINT - Interfaces al cargar facturas.

Solución

Se evidencia que este no se puede cargar debido a que no es adecuada la forma de referenciar el nodo SellersItemIdentification, se debe solicitar al tercero ajustar el documento con su proveedor tecnológico, así como se evidencia en la siguiente imagen.

Ejemplo 30: Orden de compra

Descripción problema

Se evidencia que el campo registrado de orden de compra en el módulo VPED - Pedidos, no está siendo llamado al momento de cargar el detalle de la factura “por lote” en el módulo FFAC - Facturas. Además, cuando se carga el detalle el deber ser y según configuración, debe traer toda la información del VPED - Pedidos, pero no está ejecutándose de esa manera, está omitiendo el campo orden de compra.

Solución

Es necesario validar el origen del orden de compra en el módulo FFAC - FACTURAS, pues en este caso, este es traído desde el pedido realizado. No obstante, en algunos casos si hacía este proceso y en otros no, puntualmente al facturar y realizar los trabajos de inventario en el ITRA - trabajos, se evidenció que un proceso solapaba al otro y viceversa por ende no traía la orden. Por tanto, es necesario ajustar esta opción del procedimiento para que trajera la orden como lo venía haciendo independientemente del proceso que realicen.

Ejemplo 31: Funcionalidad del aplicativo

Descripción problema

En días específicos el servicio de oasis no permite procesar facturas y/o imprimirlas todo para el módulo JFAC - Facturas Punto De Venta o sale el error 500, en cualquier modulo o acción que se realiza solo permite el login y nada más.

Solución

El problema se refiere a las métricas de consumo de servicios de aplicación y consumo de recursos de la base de datos. Se identifica que la causa de esta intermitencia se debe a altos consumos sobre el sistema, ya que nuestro pipeline se ejecuta los domingos para actualizar la versión. Este proceso consume casi todos los recursos por cualquier operación sobre el sistema se afectará a nivel de rendimiento.

Ejemplo 32: Cuentas por pagar

Descripción problema

Se intentó procesar el documento para matricular activo fijo, pero se presenta error que se puede evidenciar en el ejemplo siguiente en imagen adjunta.

Solución

Es necesario verificar la condición de pago asociada a la FP en el módulo OFAC - Facturas de Compra, en este caso esta no permitía procesar el documento ya que sobre la contabilización no tomaba la cuenta por pagar. Por tanto, se realiza cambio sobre la condición de pago presentación logrando procesar FP.

Ejemplo 33: Error devolución en venta

Descripción problema

No se permite procesar la devolución en venta del proveedor y sale un error como se puede evidenciar con la imagen de la siguiente imagen.

Solución

Se evidencia que la DP no se ha podido procesar porque hace falta parametrizar la cuenta de unos códigos del grupo contable del producto. Para poderlo solucionar, se debe ingresar al BGRU - Grupos 0 (cero) y en la parte del detalle consultar el código IVD (Iva descontable) y en el campo “Cuenta” agregar el dato correspondiente. Una vez hecho eso se deben guardar los cambios e intenten procesar nuevamente el documento.

Ejemplo 34: Error devolución en venta

Descripción problema

Favor corregir el error que no permite procesar la devolución en ventas de un número específico del almacén de principal, por ejemplo, del #68. Se puede ver un ejemplo en la imagen adjunta.

Solución

Se evidencia que el inconveniente se debe a que el concepto no tiene parametrizado el código externo correspondiente para que pase la validación del procedimiento. Para solventar esto debe hacer lo siguiente:

Ingresar a la aplicación BMOT (Motivos) .
Consultar el documento DX por concepto DX y el motivo 0 (Estos datos son según la DX 68).
Una vez consultado, en la parte del maestro vaya hacia la derecha y busque el campo “Código externo”, aquí deberá parametrizar la opción correspondiente a este documento según lo que necesiten.

Una vez agregado el código externo al concepto podrá procesar el documento. Sin embargo, se adjunta la siguiente imagen como guía.

Ejemplo 35: Error envío de documento a la DIAN

Descripción problema

Se creó el documento NR X OD para la devolución de dinero por otros conceptos, además se realizó la factura ejemplo número NR X OD 472 la cual está en estado procesado, pero no viajo a la DIAN.

Solución

Es importante recordar las configuraciones necesarias al momento de crear documentos, específicamente para temas electrónicos. Como se muestra en el siguiente ejemplo, siempre que sean notas que anulen o reversen documentos EQ, se debe contener ese EBILL en el aplicativo BDOC - Documentos, de lo contrario, los documentos nunca se enviarán a la DIAN. En el detalle la nota no debería tener referencia de documento.

Ejemplo 36: Error en la devolución de la factura contingente

Descripción problema

El caso reporta un error en la devolución de la factura contingente por posible causa de construcción manual del detalle usando el aplicativo JFAC - Facturas Punto De Venta, además no se puede enviar a la DIAN porque la fecha de devolución es anterior a la de emisión de la factura.

Solución

Es necesario reconstruir el detalle desde el maestro de la devolución para tener los datos correctos de la factura original, esto se realiza en el aplicativo JFAC - Facturas Punto De Venta donde se debe especificar en el tipo de documento FG y el número de la factura y la ubicación. Además, al ser una factura de contingencia, la devolución no puede ser enviada si se realizó antes de enviarla a la DIAN. Como se muestra en el ejemplo, ya teniendo válida esa información es posible tener el estado de la factura en procesado.

Ejemplo 37: Error al procesar facturas

Descripción problema

Se presenta un error al procesar factura de tipo FE – por ejemplo, número 2044 ubicación 2004, presente en el módulo JFAC - Facturas Punto De Venta.

Solución

El inconveniente se debe a que no se había construido correctamente el pago de la factura. Lo que se debe hacer es eliminar este pago y reconstruirlo pasando de pestaña Detalle a Pago nuevamente, se recomienda pre validar la FE y así verificar que esta corra sin problema.

Ejemplo 38: Error factura de venta

Descripción problema

No es posible realizar la factura de venta usando el módulo FFAC - Facturas ya que al procesar el documento se genera un error. Error en datos básicos, ya se verifico que tenga el tercero todos los datos obligatorios y sigue desplegando error como se puede ver en el siguiente ejemplo.

Solución

Realizando el seguimiento del caso se evidenció que el inconveniente se debe a que hace falta parametrizar información básica del tercero asociado a la factura, tales como teléfono, correo y código postal, esto para la parte del maestro del módulo BTER - Terceros y para el detalle de la misma falta también el teléfono. También es importante validar que la ubicación geográfica del tercero coincida con la parametrización para evitar incongruencias, si son diferentes, se debe modificar la ubicación geográfica tanto en el maestro como en el detalle donde ingresen el país al que corresponde, si es de Colombia se debe modificar el tipo de documento.

Ejemplo 39: Error firma en facturación

Descripción problema

Con este caso de facturación, el cliente dice que la firma en el archivo xml es invalida y que no le permite realizar el proceso de acuse recibido ante la DIAN.

Solución

Para firmar nuevamente el documento se parametriza el botón Restaurar_ApplicationResponse en el módulo EBFFAC - Documentos Electrónicos De Facturas De Ventas como se evidencia en el siguiente ejemplo. Después de restaurar el XML, pueden reenviar el correo para que el tercero adjunte el nuevo documento.

Ejemplo 40: Procesar facturas

Descripción problema

Error al intentar pasar las facturas del correo a EBOFAC Documentos Electrónicos De Facturas De Compras mediante el BINT 913. Este procedimiento se está realizando con un usuario nueva, ya le colocaron todos los permisos que se requiere. Un ejemplo del error de evidencia con la imagen adjunta.

Solución

Se realiza la validación del tercero que se creó, pero en este caso este no cuenta con el tercero asignado, ya que se encuentra en 0 y por ende les genera el error reportado. Por favor, agregar el dato del tercero, y volver a realizar el proceso del BINT 913.

Ejemplo 41: Procesar facturas

Descripción problema

Se intenta hacer una factura de bolsos y aparece el error en el ejemplo adjunto (en este caso por ser bolsos no lleva talla ni curva), también cabe la pena aclarar que tiene un costo inferior por ser una promoción.

Solución

El inconveniente se debe a una incorrecta construcción del pago de la factura. Este se encontraba en ceros, lo cual no es correcto, en estos casos lo que se debe hacer es borrar el pago en la pestaña con el mismo nombre y pre validar la factura para que se reconstruya el pago nuevamente, esto traerá el valor correspondiente. De esta manera la factura así ya puede ser procesada, antes de hacer esto validar que todos los valores sean correctos.

Ejemplo 42: Procesar facturas

Descripción problema

Se presenta error al facturar un pedido, se adjunta imagen poniendo por caso la factura 24211, este proceso se realiza haciendo uso del módulo FFAC (Facturas).

Solución

El inconveniente se debe a que para las características que se muestran puntualmente en el mensaje de control para el producto 62808 no hay unidades suficientes para poder ser facturadas. Si se toma la información que allí aparece tal como lote, característica, ubicación de bodega y control, es posible observar que hay un saldo de cero. Según el análisis, este producto viene de un PD de la bodega 4, pero al procesarlo no generó la separada, ocurrió porque no se hizo el ajuste que se les comento en el caso soporte anterior, allí se les presentó un inconveniente similar donde se les indicó lo que debían hacer para que los pedidos de las ubicaciones 4 generaran separada.

Ejemplo 43: Procesar facturas

Descripción problema

Se intenta crear factura de venta en el módulo FFAC (Facturas), una vez se ejecuta el proceso aparece error porque no hay existencia de inventario, se precede hacer la validación correspondiente y se visualiza que las unidades están disponibles se adjunta evidencia.

Solución

Hay que revisar la factura para la que se recrea el mensaje de control, de la que se encuentra que el error se presenta porque efectivamente no hay unidades en el inventario, ya que el mensaje de control indica las características del producto. Validando con esta información con cada filtro en el ICKL (Kardex por Localización), se valida que para la ubicación no hay saldo, por lo cual para poder halar mercancía de otra bodega se debe ya sea realizar un traslado de inventarios o seleccionar la bodega de la cual buscaran la mercancía. Esto se evidencia con los siguientes ejemplos.

Ejemplo 44: Procesar facturas

Descripción problema

Al momento de ejecutar un proceso de facturación en punto de venta, se está seleccionando numeración ya utilizada en otro punto de venta. Genera incertidumbre si no se presenta ningún inconveniente al repetir estos valores en las facturas.

Solución

No existe inconveniente alguno sobre el consecutivo del documento, ya que al ser de ubicaciones diferentes se puede crear un mismo número de factura. Se debe recordar que estas son las llaves primarias y para que no se repitan se debe ser iguales; si solo una de las tres llaves DOCUMENTO, NÚMERO y UBICACIÓN es diferente si deja crear el documento. Puede que sean de ubicaciones diferentes, pero como es una misma resolución para todas las FE se valida una misma resolución, esto lo corrobora en el FRES - Resoluciones y verán que todas las resoluciones activas para el documento FE tienen la misma. Y esto no es incorrecto, se puede evidenciar en la siguiente imagen que se repiten los valores.

Ejemplo 45: Error código DANE al procesar facturas

Descripción problema

Buenas noches cuando se intenta procesar la factura genera el siguiente mensaje error “validating/sending ebill on confirmation. Error creating ebill xml.”.

Solución

El problema se presenta porque en la aplicación BUBG - Ubicaciones Geográficas no está creado el código DANE del departamento, por tanto, debe ser creado para procesar la factura.

Ejemplo 46: Error cálculo del CUFE al procesar facturas

Descripción problema

Al intentar procesar facturas FE 2002 y 2003 de la ubicación 123 modulo JFAC - Facturas Punto De Venta, sale error “valor de CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) no está calculado correctamente.

Solución

Es necesario evidenciar que la resolución para el documento FE se encuentre adecuadamente parametrizada con todos los dígitos, para que se realice el cálculo adecuado del valor de CUFE.

Ejemplo 47: Error parametrización de impuestos

Descripción problema

Al intentar facturar para probar la configuración de UVT’S y los productos sean gravados o excluidos arroja un error como el que se adjunta a continuación.

Solución

Se evidencia que la factura no había podido ser procesada debido a que no se había creado aún las fechas de vigencia para el año presente del impuesto del tipo de impuesto del tercero asociado al documento. Por tanto, se creó este nuevo registro en acompañamiento para poder verificar el escenario en el momento y para realizar las pruebas se pre validó la factura y esta se ejecutó correctamente, ya solo queda verificar la información contable e intentar procesar nuevamente el documento. Se debe seguir el manual correspondiente para la parametrización de impuestos.

Ejemplo 48: Impuestos

Descripción problema

Para el cuadre del IVA en ventas como empaques y materiales gravados, se creó la cuenta por ejemplo del número 42409505. Se hizo la factura ejemplo FC 16173 y se llevó a la cuenta errada 4240059503 aprovechamientos no gravados. La cuenta que debe quedar es gravada para cuadre del IVA 4240950505.

Solución

Se realiza la validación correspondiente y se evidencia que a nivel de BPLA - Plantillas, la cuenta para ventas la está tomando según el producto como muestra la siguiente imagen.

Una vez verificado el producto, se identifica cuál se asigna, así como se evidencia en la siguiente imagen y se consulta en BGRU - Grupos, donde identifica que para el código ventas tiene asignada la cuenta 4240900503 que, a nivel de contabilización, se llevó esta cuenta en la FC 16173.

En este sentido, se debe determinar si el producto tiene asignado el grupo correcto, no se recomienda hacer el cambio de cuenta directamente en el grupo puesto que afectará a los demás productos que tengan asignado este grupo. Se recomienda una reclasificación de saldos entre la cuenta incorrecta a la correcta, y determinar el ajuste a nivel de cuenta, según lo indicado, para que a partir de aquí les realice el cálculo correcto de la cuenta.

Ejemplo 49: Contabilización

Descripción problema

Al generar la NC en el módulo **BPLA - Plantillas** como se menciona en el ticket, el costo que está saliendo es demasiado alto y se conoce de una razón en específico. Para tener mayor entendimiento, se adjunta un pantallazo de un ejemplo. Es posible observar que se realiza una transacción FFAC - Facturas, en la parte de abajo en contabilización detallada.

Solución

El inconveniente con la contabilización se debe a una incorrecta parametrización del BPLA (Plantillas) para el documento y concepto que estaba utilizando la DV. Para esto es necesario ajustar la cuenta de inventario y gastos ya que estas no deberían estar siendo causadas, pues es una nota crédito que afectó solo saldos contables mas no inventario. Y respecto al inconveniente con retención de ICA, no estaba parametrizada la información de las fechas de vigencia para el impuesto, por tal razón se ajustó y pre contabilizó la DV correctamente.

Ejemplo 50: Facturas permisos

Descripción problema

Solicitud para que el usuario le asignen la opción de precio y le permitan colocar el valor manualmente en el módulo de FFAC - Facturas, pues como se muestran en los siguientes ejemplos, no aparecen estos campos.

Solución

El rol 4 (para este escenario ficticio) que es correspondiente a la facturación, en el detalle (campo) se evidencia el campo Price con el flag (invisible) de invisibilidad activo; este se puede desactivar para que muestre el campo a cada usuario, pero no va a permitir la edición de este. Para realizar la edición del campo se debe eliminar el rol 4 (facturación) lo cual aplicaría a todos los usuarios que tenga asociado el rol.