Facturas - JFAC

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Manual de Parametrización Exención de IVA en OasisCom

JFAC - Facturas

Permite elaborar facturas o devoluciones que se realicen en el punto de venta, estas son discriminadas por turnos para tener control sobre la cantidad de cajeros existentes.

Documento: Documento parametrizado con anterioridad en el sistema. Este documento puede ser FE - Factura o DE - Devolución.
Número: Consecutivo de documento automático.
Ubicación: Ubicación de punto de venta.
Fecha: Fecha de registro de la factura.
Hora: Hora de registro de la factura
Concepto: Iniciales del concepto por el cual se desea realizar el documento, este se debe parametrizar previamente en el sistema, en este caso el concepto puede ser FE - Factura o DE - Devolución.
Motivo: Este se encuentra definido como 0. Dependiendo de la parametrización.
Vendedor: Número de identificación de la persona que se encuentra facturando.
Condición de Pago: Representa un acuerdo establecido con clientes y proveedores en forma de tipos de descuento y plazos de pago, las diferentes opciones de condición de pago se encentran parametrizadas en la aplicación BCND - Condiciónes De Pago.
Tipo de Precio: Precio debidamente parametrizado en la aplicación FBTP - Tipo de Precios, eso depende de cada empresa.
Frecuente: Cliente habitual, aplica para todos los puntos de venta de la compañía.
Periodo: Este campo se llena automáticamente, al insertar el registro.
Año: Campo que se llena automáticamente, al insertar el registro.
Tercero: Número de identificación del tercero al cual se carga el movimiento.

En el campo Tercero se encuentra un submenú parametrizado con dos tipos de Zooms que se visualizan al dar clic derecho. El primero es buscar cliente y el segundo crear cliente.

Creación Rápida de Terceros

Al momento de ingresar la información de un tercero en las aplicaciones, el sistema genera una alerta automática que permite verificar si dicho tercero ya existe o no dentro de la base de datos.

Esta funcionalidad se encuentra en las aplicaciones utilizan el modelo ZJFAC13; sin embargo, su mayor utilidad se refleja en FFAC – Facturas y JFAC – Facturas, donde el proceso de validación resulta más relevante para la gestión diaria.

El usuario debe ingresar a cualquiera de las aplicaciones FFAC – Facturas y JFAC – Facturas. Posteriormente, debe hacer clic en el botón + para agregar un nuevo documento, lo que abre la ventana destinada al diligenciamiento de la información de la factura.

Cuando se ingresa la información de un tercero cuya identificación no se encuentra registrada en el sistema, este genera una alerta indicando que el tercero no existe en la base de datos.

Ante esta situación, el sistema habilita automáticamente la ventana de Creación Rápida de Terceros, permitiendo registrar la información correspondiente.

Cabe aclarar que se visualizan cuatro opciones desplegables, las cuales conforman lo que se denomina un formulario en acordeón, permitiendo organizar la información por secciones.

En esta sección se visualizan cuatro espacios, de los cuales uno corresponde a Datos del Cliente. En este apartado se debe diligenciar la siguiente información:

Tipo de Cliente: Corresponde al tipo de identificación del tercero, como cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, NIT extranjero, entre otros.
Código del Cliente: Código interno utilizado por la organización para identificar al tercero dentro del sistema.
Tercero: Número de documento de identificación del tercero.
Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del tercero.
Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del tercero.
Primer Nombre: Primer nombre del tercero.
Segundo Nombre: Segundo nombre del tercero, en caso de aplicar.
Nombre del Tercero: Este campo se diligencia automáticamente a medida que se completa la información de los nombres y apellidos mencionados anteriormente.
Dirección: Dirección de residencia del tercero.
Estrato: Estrato socioeconómico del tercero, cuando aplique.
Teléfono: Número de teléfono fijo de contacto.
Celular: Número de teléfono móvil de contacto.
Correo Electrónico: Dirección de correo electrónico donde el tercero recibirá notificaciones y documentos electrónicos.
Ubicación Geográfica: Lista desplegable que contiene las diferentes ubicaciones geográficas disponibles. Se debe seleccionar el municipio o ciudad donde reside el tercero.

Nota: Si el tercero reside fuera de Colombia, seleccione únicamente el país de residencia. Si el tercero reside en Colombia, es obligatorio seleccionar departamento y municipio, ya que esta información se utiliza para la emisión de documentos electrónicos. Asegúrese de diligenciar correctamente la ubicación geográfica antes de guardar la información.

La siguiente pestaña corresponde a Datos Personales. En este apartado se visualiza y diligencia la siguiente información del tercero:

Sexo: Puede ser femenino, masculino o ambos, de acuerdo con la información del tercero.
RH: Grupo sanguíneo del tercero.
Estado Civil: Estado civil del tercero.
Ocupación: Actividad u oficio que desempeña el tercero.
Profesión: Profesión del tercero, en caso de aplicar.
Nivel de Educación: Nivel educativo alcanzado por el tercero.
Zona: Indica si el lugar de residencia del tercero corresponde a zona rural o urbana.
Fecha de Nacimiento: Fecha de nacimiento del tercero.
Edad: Se calcula automáticamente con base en la fecha de nacimiento registrada.
Nombre del Acompañante: Nombre de la persona que acompaña al tercero.
Teléfono del Acompañante: Número de celular del acompañante.
Nombre del Responsable: Nombre del responsable del tercero, en caso de aplicar.
Teléfono del Responsable: Número de celular del responsable.
Tipo de Parentesco: Relación existente entre el tercero y el responsable registrado.

La siguiente pestaña corresponde a Datos Médicos. En este apartado se deben diligenciar los campos relacionados con la información médica y de seguridad social del tercero:

Tipo de Afiliado: Tipo de afiliación del tercero al sistema de seguridad social.
ARL: Administradora de Riesgos Laborales a la cual se encuentra afiliado el tercero.
Pensión: Entidad a la que se encuentra afiliado el tercero para el sistema pensional.
Tipo de Contacto: Tipo de contacto en caso de emergencia o atención médica.

El siguiente apartado corresponde a Datos comerciales, en el cual se registra la información relacionada con las condiciones comerciales, segmentación y parámetros de facturación del tercero. A continuación, se describen los campos que deben ser diligenciados:

Código de Zona: Identificador de la zona comercial asignada al tercero.
Condición de Pago: Define los términos bajo los cuales se realizará el pago, por ejemplo: contado, crédito o número de días.
Tipo de Precio: Indica la lista o modalidad de precios que aplica al tercero, según las políticas comerciales establecidas.
Tipo de Medio: Medio por el cual se originó el contacto o la relación comercial con el tercero, por ejemplo: presencial, telefónico o digital.
Nombre del Referido: Nombre de la persona o entidad que refirió al tercero, en caso de aplicar.
Canal: Canal comercial al que pertenece el tercero.
Código Alterno: Código adicional asignado al tercero como identificador alterno para procesos internos o integraciones con otros sistemas.
Segmento: Clasificación del tercero dentro de un segmento de mercado específico, según criterios definidos por la organización.
Grupo: Agrupación comercial a la cual pertenece el tercero, utilizada para categorización y análisis.
Tipo de Impuesto: Régimen o tipo de impuesto que aplica al tercero, necesario para la correcta emisión de documentos fiscales.
Cédula del Vendedor: Número de identificación del vendedor asignado al tercero.
Check Digit: Dígito de verificación del número de identificación, cuando aplique.
Código Postal: Código correspondiente a la ubicación geográfica del tercero, requerido para fines logísticos y documentales.

Tras diligenciar los campos correspondientes y creación del tercero, el usuario debe hacer clic en el botón Guardar Cliente. De manera inmediata, el sistema guarda la información del tercero y permite continuar con el diligenciamiento de la información en la ventana de creación de facturas.

Para verificar que el tercero fue creado correctamente, ingresa a la aplicación BTER - Terceros consulte el número del tercero registrado y valide que la información sea correcta.

Consulta y edición Rápida de Terceros

Para editar la información de un cliente, primero debe localizarlo mediante el filtro de búsqueda. Para ello, ingrese cualquiera de los siguientes datos: número de identificación, código o número de teléfono y haga clic en el ícono de la lupa. A continuación, el sistema mostrará en el campo Seleccionar cliente el listado de clientes que coincidan con el criterio de búsqueda. Finalmente, seleccione el cliente que desea editar.

Habilita un formulario donde permite editar la información del cliente, finalmente se debe seleccionar Guardar Cliente.

Limpiar Formulario o Cancelar

Permite realizar operaciones de limpieza del formulario y cancelaciones de alguna acción, como la creación y/o edición de algún tercero.

Detalle del JFAC

En esta sección se registran los productos que harán parte de la factura. Para cada renglón se debe seleccionar el Producto y registrar la Cantidad correspondiente. Al seleccionar el producto, el sistema puede cargar información asociada como el Nombre del producto y el Precio. También se dispone de campos para registrar o consultar información relacionada con descuentos, impuestos, vencimiento, almacén y observaciones, según la configuración y las características del producto. El Total corresponde al valor calculado para cada renglón de la factura.

Producto

Permite seleccionar el producto que se desea agregar a la factura. Al hacer clic en este campo, se despliega un listado con las opciones disponibles para buscar el producto, ver saldo por ubicación y ver saldo por ubicación detallado, facilitando la consulta y selección del producto que se desea registrar en el detalle de la factura.

Nombre del Producto: Muestra el nombre asociado al producto seleccionado.
Cantidad: Indica la cantidad de unidades del producto que se incluirán en la factura. Por defecto, el valor inicial en 1.
Precio: Permite registrar o modificar el precio utilizado para el producto en la factura.
% Descuento: Permite indicar el porcentaje de descuento aplicado al producto.
Descuento: Permite registrar el valor del descuento aplicado.
Total: Muestra el valor total correspondiente al renglón.
Neto: Muestra el valor neto calculado para el renglón.
Pendiente: Permite indicar mediante una casilla si el producto queda pendiente.

Inserción de productos mediante código de barras

Para habilitar la lectura de un producto mediante código de barras, se debe ingresar previamente el código en la aplicación BPRO - Productos, en alguno de los campos disponibles: EAN, Código Antiguo o EANCHAR. Posteriormente, en la aplicación JFAC - Facturas, pestaña Detalle, se ingresa o escanea dicho código en el campo Producto.

El sistema completa automáticamente los campos Nombre del producto, Cantidad, Precio y % de descuento, si aplica. Si el producto ya se encuentra registrado en otro renglón, la cantidad se acumula en el mismo registro.

Si el producto no tiene un descuento asociado, este puede ingresarse manualmente y se aplicará únicamente al producto correspondiente.

Creación de Factura

La creación de la factura se realiza dando click al botón de adicionar, se desplegara un formulario para diligenciar la información de la factura como lo es:

Información Basica: En esta sección se deben diligenciar los datos generales de la factura. Para ello, complete los campos Documento, Ubicación, Fecha, Hora y Concepto, de acuerdo con la información correspondiente a la factura.
Información del cliente: En esta sección se deben diligenciar los datos del cliente. Al hacer clic en el ícono de búsqueda del campo Tercero, el sistema desplegará dos opciones:
- Buscar cliente, para consultar y seleccionar un tercero existente.
- Crear cliente, para registrar un nuevo tercero siguiendo el procedimiento descrito anteriormente.
Una vez seleccionado el cliente, el sistema completará automáticamente los campos Tercero, Nombre del tercero, Vendedor, Condición de pago, Tipo de precio y Caja, evitando su ingreso manual.
Información de la factura: En esta sección se deben diligenciar los campos correspondientes a la información general de la factura, de acuerdo con los datos requeridos para la factura.
Información de la orden: Los campos de esta sección se completan automáticamente al procesar la factura, tomando la información generada durante el proceso de registro.

Posteriormente damos click sobre el botón Guardar.

Vista Previa

En la botonera del maestro se encuentra el botón de presentación preliminar , el cual permite visualizar el documento antes de realizar su impresión.

Cambio de campos con credenciales

Permite al usuario la modificación de los campos Precio, % Descuento y Descuento cuando dichos campos estén bloqueados, donde pedirá credenciales de usuario y permita la modificación de los mismos.

Parametrización

Para poder modificar dichos campos primero se debe realizar una parametrizacion en la opcion BRAN - Rangos, en donde por documento y por rol definimos que rangos de valores tiene permitido el usuario ingresar.

El campo Tipo tiene tres letras importantes con relación de los rangos permitidos en los campos, en donde consta de las siguientes caracteristicas:

P: Precio
D: % Descuento
V: Descuento (valor)

Los campos de Mínimo y Máximo son los encargados de indicar los rangos permitidos que puede ingresar el rol asociado.

Seguidamente, en la aplicación SROL - Roles, en el detalle en la pestaña Campos, definimos que campos no serán editables, con el fin de que cuando se abra la aplicación y se inserte o actualice algún valor de los campos parametrizados, podamos realizar el funcionamiento de cambio de valor.

En campo renglón, indicar a que tab queremos afectar, es decir, el Renglón 0 afectará al maestro y el Renglon 1 al primer tab del detalle, y así con los que se deseen.

Proceso

Una vez realizadas las parametrizaciones en las anteriores aplicaciones, vamos a verificar el funcionamiento en la opcion JFAC - Facturas.

En el siguiente ejemplo tomamos como referencia la factura: Documento: FE, Número: 1019,Ubicación: 0.

En el detalle que se ve editable, utiliza el campo de Precio, en donde el valor que actualmente tiene es de 6500.

Pestaña Pago

Permite realizar la modificación de la forma de pago de la factura, en el campo forma de pago se debe modificar la misma, puede ser efectivo, débito, crédito entre otros, esto se parametriza previamente en el sistema en la aplicación BFOR - Formas de Pago. Igualmente, en esta pestaña se puede consultar el valor de la factura y el impuesto de este.

Si el cliente nos entrega un monto mayor al total de la factura y la forma de pago es “efectivo”, podemos visualizar el cambio, o como comúnmente es llamado “vueltas” en el campo del registro maestro “Cambio”, ingresando el monto inicial dado por el cliente en el campo total. Ejemplo:

Tenemos nuestra factura por un valor de $50.170 y en estado activo.

En el campo valor ingresaremos el monto que nos entrega el cliente y guardamos, en este caso el cliente nos dio la suma de $309.700.

Por último, procesamos la factura y verificamos el campo cambio, que nos indicara el valor a devolver al cliente (Note que el campo “valor”, vuelve a su estado original: el valor total de la factura.)

Si no se desea realizar el proceso de cambio, al terminar de realizar la factura, también se debe procesar el registro en el botón Procesar, este cambiará el estado de activo a procesado, indicando que la factura quedo terminada e impidiendo que sus datos sean modificados.

Al procesar, el registro sobre el maestro se puede evidenciar los campos Valor Bruto, descuento, Subtotal, impuesto, Total, Neto y de la misma manera se encuentra un campo tipo Check con nombre impreso que nos indica si la factura ya fue procesada o no.

Nota: Para realizar la impresión del Boucher de la factura se debe dar clic sobre el botón imprimir, teniendo en cuenta que el registro de factura debe estar procesado.

Liquidación por Vencimiento

Permite realizar la liquidación de diferentes precios de un mismo producto con base a los vencimientos que este tenga. Esto, con previa parametrización en las aplicaciones WVAR - Variables y FDES - Descuentos.

Al crear una factura en JFAC e ingresar al zoom para seleccionar el producto, podremos ver que según las fechas de vencimiento el sistema tomó el descuento.

Fidelización de clientes

El proceso de Fidelización de Clientes permite que por cada compra que realice un cliente, este acumule puntos que podrá redimir en una próxima compra.

Parametrización

Inicialmente se requiere hacer la siguiente parametrización.

BTER - Terceros

Se debe registrar los clientes que podrán acumular puntos. En el momento del registro, se deberá marcar el flag Frecuente ubicado en la pestaña del detalle llamada Ventas, esto permitirá al sistema identificar que por cada compra que realice dicho cliente, este acumulará puntos.
FDES - Descuentos

Se debe crear un registro correspondiente a Tarifa Puntos, en el cual se indica el rango de fecha inicial y fecha final en el cual aplica la adquisición de puntos por compras. Por ejemplo, el cliente podrá adquirir puntos por sus compras desde el 1 de enero del 2024 hasta el 1 de enero del 2030.

También se debe registrar en el campo Tarifa el valor que definirá cada cuanto acumularán puntos los clientes y en el campo Tariff Substraction se indica la cantidad de puntos que adquirirá de acuerdo con la tarifa. Por ejemplo, por cada 100 pesos del valor de la compra, el cliente acumulará un punto, es decir, que si un cliente hace una compra de 1.000 pesos tendrá 10 puntos.
BFOR - Formas de Pago

Se debe parametrizar la forma de pago Redención Puntos, la cual se asignará como forma de pago en la compra del cliente que quiera usar sus puntos acumulados.
- Forma Pago: ingresar el consecutivo que corresponda teniendo en cuenta las formas de pago ya registradas.
- Nombre forma pago: asignar el nombre Redención Puntos.
- Tipo: seleccionar el tipo Puntos.
- Código: ingresar el código PUR.
  
  Nota: Las formas de pago tipo puntos para su redención, valida la cuenta contable correspondiente y saldos en puntos de fidelización de clientes por diferentes cuentas contables.

De acuerdo con la parametrización anterior, en la aplicación JFAC - Facturas se realiza la factura de venta al cliente registrado en la aplicación BTER - Terceros.

Seguidamente, ingresamos a la aplicación ASSP - Saldos de Clientes a verificar los puntos acumulados.

Redimir puntos acumulados

Si un cliente desea redimir sus puntos acumulados o una parte de ellos en alguna compra, se debe crear normalmente la factura de venta en la aplicación JFAC - Facturas y en la pestaña del detalle Pago ingresar un renglón en donde la forma de pago sea PUNTOS.

A continuación, veremos un ejemplo en donde la compra realizada por el cliente tiene un valor subtotal.

Ahora en la pestaña Pago ingresaremos la forma de pago PUNTOS en la cual se indicará la cantidad de puntos que desea redimir el cliente para esa compra. En caso de que la cantidad de puntos no cubra el total del valor de la factura, se debe ingresar la(s) otra(s) formas de pago con las cuales se completará el pago.

En el siguiente ejemplo el cliente redimirá 100 puntos, estos son ingresados en el campo Valor. Como la venta era por un total de $833, el sistema creó la forma de pago EFECTIVO con el saldo restante teniendo en cuenta la condición de pago ingresada en el maestro la cual era CONTADO.

Finalmente, se procesa la factura y se verifican los saldos de puntos acumulados en la aplicación ASSP - Saldos de Clientes para el cliente correspondiente. Vale aclarar que como el cliente redimió solo 100 puntos en el ejemplo anterior tuvo que pagar el restante y obtuvo 7 puntos más.

Verificamos el nuevo saldo de puntos acumulados en ASSP - Saldos de Clientes, para esto se debe tener presente la siguiente configuracion:

Es necesario crear el código de cuenta VPU e incluirlo en el BPLA - Plantillas para la contabilización en otorgación de puntos.
Marcar las cuentas contables en el BCUE - Cuentas en el campo QuantityType la opción valor contabilidad.

Aquí finaliza el proceso de fidelización de clientes.

Configuración Datafono

Para realizar pagos mediante Datáfono en JFAC - Facturas, se debe contar con la parametrización correspondiente en el módulo de formas de pago. En la aplicación BFOR - Formas de Pago se configura la forma de pago con el tipo de transacción asociado al Datáfono y se establece el campo correspondiente para su identificación.

Proceso

Ingresar a la aplicación JFAC – Facturas y crear la factura correspondiente.
Registrar el tercero, ubicación, condición de pago y demás información requerida.
Agregar los productos que hacen parte de la factura.
Ingresar a la pestaña Pago.
Seleccionar la forma de pago correspondiente a Tarjeta.
Procesar la transacción desde el sistema.
El Datáfono reconoce la operación y realiza el débito correspondiente.
Una vez finalizada la operación, el sistema genera la información de autorización y los datos asociados a la transacción.
La factura queda en estado Procesado.

Proceso KEYPAGO

Para habilitar el proceso de KeyPago, se deben tener configurados los servicios y botones correspondientes en la aplicación SCAM - CAMPOS. Desde JFAC - Facturas se encuentran disponibles las opciones Validacion_Keypago, Validación descuentos y CreaURL_Keypago, las cuales permiten realizar las diferentes validaciones y generar la URL necesaria para continuar con el proceso.

También se debe contar con la parametrización correspondiente en la aplicación FDES - Descuentos, para determinar los beneficios o descuentos asociados a KeyPago. En esta configuración se contemplan campos como tercero, ubicación, tipo de precio, tipo de descuento, producto, rango de fechas y porcentaje de descuento. Adicionalmente, en la aplicación BFOR - Formas de Pago se configura la forma de pago con el valor KEYPAGO en el campo DATAFONO.

Proceso

Ingresar a JFAC - FACTURAS y crear la factura.
Registrar la información correspondiente al tercero y demás datos de la factura.
Agregar los productos que serán incluidos en la factura.
Ejecutar la opción Validacion_Keypago para verificar si el tercero aplica al beneficio de KeyPago.
Validar el resultado de la consulta y continuar con el proceso en caso de que el tercero aplique al beneficio.
Ejecutar Validación descuentos para realizar la validación de los descuentos correspondientes a los productos incluidos en la factura.
Ingresar a la pestaña Pago y validar la información de la forma de pago.
Ejecutar la opción CreaURL_Keypago para generar la URL de compra.
El sistema dirige al portal de KeyPago, donde se continúa con el proceso correspondiente y se realiza el pago.
Finalmente, se valida el resultado de la operación según el estado generado en el sistema.

CREDIBANCO

El proceso de Credibanco se encuentra integrado con OasisCom y permite realizar el pago de una factura mediante la información de la forma de pago seleccionada.

Para realizar el proceso:

Ingresar a JFAC - FACTURAS y crear o consultar el registro correspondiente.
Registrar los productos y la información necesaria para la factura.
Ingresar a la pestaña Pago.
Seleccionar la información correspondiente a la forma de pago.
Ejecutar la opción Procesar_Pago_Credibanco.
El sistema presenta una ventana de confirmación para continuar con la operación.
Confirmar el proceso de pago.
El sistema envía a Credibanco la información correspondiente a la forma de pago seleccionada.
El proceso se realiza para cada forma de pago de manera individual, validando la descripción y la información asociada a la transacción.