Ordena Gerencia Electrónica - TOGE

Procedimiento para generar el archivo plano requerido por la Gerencia Electrónica de los bancos solicitados por el cliente, utilizando el aplicativo TOGE - Ordena Gerencia Electrónica. El objetivo del proceso es permitir la generación masiva de pagos mediante un archivo plano que consolida los comprobantes de egreso registrados en tesorería. De esta forma, se evita la gestión manual comprobante por comprobante, optimizando tiempos y reduciendo errores.

En gerencia electrónica se encuentran los siguientes campos:

• Tercero: Número de identificación del tercero al cual se carga el movimiento.
• Nombre Tercero: Nombre del tercero al cual se carga el movimiento.
• Documento: Identifica el tipo de transacción.
• Concepto: Concepto por el cual se va a registrar el movimiento
• Motivo: Número que identifica un documento para casos especiales a nivel contable, los motivos se parametrizan desde la aplicación BPLA - Plantillas
• Numero: Numero del documento correspondiente a la transacción.
  Ubicación: Identificación numérica de la ubicación que genera el movimiento.
• Fecha: Fecha en que se hizo la transacción.
• Banco: Código o nomenclatura que tiene cada entidad bancaria.
• Nombre Banco: Nombre del banco de la transacción
• Beneficiario: número de identificación, si existe, de un tercero el cual sea el beneficiario de la transacción.
• Nombre beneficiario: nombre del beneficiario de la transacción.
• Direccion: Campo adicionado con la finalidad de seleccionar el destino de pago.
• Total: Valor total de la transacción.
• G.Elect: Permite seleccionar los documentos a los cuales se desea realizar la transacción.
• G.Efectuada: Muestra los documentos que ya se realizó la transacción.

El fin de este proceso es que OASISCOM permita generar el archivo plano de los diferentes pagos que se realizan a terceros y que este archivo plano sirva para subirlo directamente a la plataforma del banco para realizar los pagos pertinentes.

Se comienza haciendo una parametrización para que este proceso funcione. Primero, se ingresa a la aplicación BUBI – Ubicaciones Organización; aquí se consulta la ubicación del banco del que necesitamos se genere el archivo plano. Se debe tener presente que la parametrización de las ubicaciones de los bancos debe tener marcado el campo de Factura electrónica con el número 1; si no está marcado con el 1, no funciona.

También es importante que, en la aplicación BTER – Terceros, en el detalle, las cuentas bancarias de los proveedores o personas a quienes se les vaya a realizar el pago estén correctamente relacionadas. De lo contrario, el sistema no tendrá la información necesaria para generar el archivo plano.

También es importante ingresar a la aplicación BDOC – Documentos y buscar, en el campo Documento, la opción CE - Comprobante de Egresos.

En el detalle, se debe indicar cuáles conceptos se utilizarán para generar el archivo de Gerencia Electrónica.

Por ejemplo:

• Marcar el Concepto AA - Servicio de agua y alcantarillado como parte del proceso de Gerencia Electrónica.
• Marcar el Concepto CP - Cuentas por pagar en el campo Clase como Gerencia Electrónica.

Si los conceptos están configurados de esta manera, el sistema identificará que son los que se deben incluir en la aplicación para generar el archivo plano de pago a terceros.

Después de realizar la parametrización, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Debe existir una cuenta por pagar generada en la aplicación TMOV – Movimientos, ya que el pago se efectuará a través de esta misma aplicación.
• En dicha aplicación debe estar creado un Documento CE - Comprobante de Egreso asociado a un Concepto * CP - Cuentas por Pagar*.

• Por ejemplo, si se cuenta con un Documento CE configurado con la Ubicación del Banco – cuenta corriente y el Concepto CP, el sistema reconoce automáticamente que este documento, para esa ubicación y concepto, aplica dentro del proceso de Gerencia Electrónica.

  

Al acceder al aplicativo TOGE - Ordena Gerencia Electrónica, se visualizarán todos los documentos CE disponibles para generar en el archivo plano. Esta información debe coincidir con la que aparece en TMOV – Movimientos; es decir, al consultar el documento y su número en TMOV, este debe figurar como procesado.

Selección de comprobantes para generar el archivo plano

El siguiente paso consiste en marcar los comprobantes que requieren la generación del archivo plano para realizar el pago. Esto se puede hacer de dos maneras:

• Selección individual: Hacer clic en el flag G.Elect ubicado en el costado derecho de cada comprobante.

  

• Selección múltiple: Seleccionar todos los comprobantes requeridos y dar clic en el botón Marcar que aparece en el panel de botones, de esta manera se marcarán varios al tiempo.

  

En la parte derecha, verifico que el campo Gerencia electrónica tiene el flag activado y esto es lo que le indica al sistema que es lo que se quiere ordenar.

Generación del archivo plano en BINT – Gerencia Electrónica

Posteriormente, se debe ingresar al módulo BINT de Gerencia Electrónica con el objetivo de que el sistema genere el archivo plano. Para ello:

1. Ubicación: Seleccionar la ubicación correspondiente al banco donde se realizará el pago.

2. Una vez diligenciada la información, hacer clic en Aceptar y luego en Ejecutar para que el sistema procese la generación del archivo plano.

En este momento, el sistema genera el archivo plano con la estructura del banco, con el valor. Ese archivo plano es el que se sube directamente a la plataforma del banco para generar los pagos.

Una vez generado el archivo plano en Gerencia Electrónica, se debe refrescar la aplicación TOGE - Ordena Gerencia Electrónica. Al hacerlo, se observará que el flag de Gerencia Electrónica ya no aparece activo. En su lugar, se muestra el flag del campo G. Efectuada. Este cambio es la confirmación de que el archivo plano fue procesado correctamente mediante Gerencia Electrónica y constituye el mecanismo de verificación del procedimiento realizado.