Caja Menor - TMEN
Esta opción permite administrar los gastos cotidianos de la empresa, para ello se realiza un movimiento de Caja Menor, mediante un documento CM.
Recuerde que este documento se realiza por la ubicación que haya sido designada para administrar estos recursos.
No olvide ingresar el tercero responsable de la caja, el número de caja y la fecha inicial y final del movimiento, esta fecha corresponde al periodo abarcado por los diferentes desembolsos de caja, que se van a relacionar en el detalle del documento CM.
Documento: Iniciales del documento.
Número: Número con el cual se ingresa al sistema el movimiento de la caja menor.
Ubicación: Identificación numérica y nombre de la ubicación que genera el movimiento de caja menor.
Fecha: Fecha en la cual se hace el movimiento de caja menor.
Concepto: Concepto por el cual se va a registrar el movimiento en caja menor.
Motivo: número que identifica un documento para casos especiales a nivel contable, se puede parametrizar los documentos por conceptos en la aplicación BDOC, los motivos se parametrizan desde la aplicación BPLA.
Total: Valor por el cual se hace un crédito a la caja menor.
Tercero: número de identificación del tercero quien es responsable de la caja menor en determinada ubicación.
Nombre Tercero: Nombre del tercero quien es responsable de la caja menor en determinada ubicación.
Estado: Estado en el cual se encuentra el movimiento, Activo, Procesado, Anulado.
Caja: Identificación numérica de la caja a la cual se genera el movimiento.
Observación: Referente al movimiento de la caja menor.
Hora inicial: Hora en la cual se asigna la caja menor a una ubicación.
Hora final: Hora en la cual se procede a hacer el reembolso de la caja menor.
En el detalle del documento CM se relacionan los conceptos que han sido designados para ser controlados por la Caja Menor. Antes se debe asegurar que los conceptos hayan sido creados en la opción BDOC y la contabilización se debe definir en la opción BPLA.
Renglón: Consecutivo generado que se manejan en el comprobante.
Fecha: Fecha en que se hizo el gasto a registrar en caja menor.
Tercero: número de identificación del tercero al cual se carga el movimiento.
Nombre Tercero: nombre del tercero al cual se carga el movimiento.
Concepto: abreviaturas del concepto a registrar.
Nombre Concepto: nombre del concepto a registrar.
Naturaleza: Hace referencia a la naturaleza de la cuenta si es débito o crédito.
Valor: Valor numérico que afecta la cuenta según su naturaleza.
Base Retención: Valor al cual se le debe liquidar la retención que se le aplica de acuerdo al concepto.
Centro Costo: Identificación del centro de costo al cual pertenece la cuenta.
Negocio: Número de negocio al cual se carga el movimiento.
Projectld: Identificación numérica del proyecto.
FiscalVoucher: Número de autorización en caso que se utilice tarjeta.
Estado: Estado de documento, activo, procesado, anulado.
Motivo: número que identifica un documento para casos especiales a nivel contable, se puede parametrizar los documentos por conceptos en la aplicación BDOC, los motivos se parametrizan desde la aplicación BPLA.
Observación: Referente al detalle del movimiento de la caja menor.
Proceso para crear la caja menor
Se adiciona un nuevo registro (+) en el maestro. En el campo Documento se ingresa la opción CM de Caja menor, en el campo Ubicación 1, en el campo Fecha, el día que se le da apertura a la caja menor, en el campo Concepto CM de caja menor, en el campo Tercero, a través del zoom, se busca a la persona responsable de la caja menor, en el campo Observación colocamos el nombre de la caja menor o el destino para el cual va a ser utilizada y finalmente se da click en Guardar.
En el detalle, se adiciona un nuevo registro (+), en el campo Fecha, se coloca la fecha del soporte que se tiene para registrar en la caja menor, en el campo Tercero, mediante el zoom se busca el nombre del tercero correspondiente a la factura que se va a registrar, en el campo Concepto, para este ejemplo, PA que corresponde a papelería, en el campo Naturaleza Débito, en el campo Valor, el valor correspondiente a la factura, en el campo Centro de costo, el que corresponda que también se busca mediante el zoom porque ya está previamente parametrizado, el campo Negocio, se llena de igual manera que el campo Centro de Costo, y en el campo Observación, se coloca el nombre del concepto o motivo de la compra. Luego, se hace click en Guardar.
Para hacer el registro del IVA, se realiza el mismo proceso; igual fecha, mismo tercero, Concepto IV, se llena el campo Base retención, el mismo centro de costo y el mismo negocio y se da click en Guardar.
Si se tienen más facturas por registrar, se registran de la misma forma y posteriormente se procesa el registro desde el maestro para confirmar la caja menor.
En la parte inferior, en la pestaña Contabilidad, se puede ver el registro detallado de la transacción en relación a cuentas contables.
Finalmente, se procede a realizar el reembolso de la Caja Menor.