COMPRAS

Esta aplicación va más allá de la simple automatización de los procesos ineficientes, permitiéndole eliminar aquellos pasos innecesarios que reducen la velocidad y eficiencia de su departamento de compras.

Su objetivo es realizar la operación de adquisición de los productos que requiere la empresa optimizando los resultados de costos, tiempos y calidad de los productos.

El módulo de compras cuenta con algunas características adicionales que le permitirán conocer el estado de requerimientos, órdenes y aprobaciones de compra; entre estas:

• Mantiene el registro de los proveedores, con las condiciones comerciales que ofrecen, su calificación y las estadísticas periódicas y anuales de las compras efectuadas.

• Permite la definición de los descuentos ofrecidos (comercial, volumen, pronto pago, por producto) ofrecidos por los proveedores.

• Registra los productos y precios que ofrece cada proveedor, para la identificación de los posibles oferentes y las condiciones (plazos, tiempos de entrega, precios) de cada uno.

• Permite el cálculo de los precios de venta de acuerdo a un margen establecido para los productos sobre el precio de compra.

• Permite el registro de los requerimientos de compras, solicitados por los funcionarios o por el sistema de inventarios, identificando si están pendientes, parcialmente atendidos o terminados.

• Si los productos requeridos son ofrecidos por varios proveedores, se pueden elaborar cotizaciones de compra, las cuales se envían a los proveedores, se registran y adjudican de acuerdo al análisis de conveniencia para la empresa.

• Permite el registro de las órdenes de compra enviadas a los proveedores, el control de las cantidades recibidas y el estado de cada una. Las órdenes pueden ser manuales o haber sido generadas por el sistema automáticamente después de ingresarse requerimientos de compra o cotizaciones.

• Mantiene el registro de los contratos establecidos entre la empresa y contratistas para la prestación de servicios de todo tipo o la venta de productos que requieran estar respaldados en un contrato.

• Mantiene las facturas recibidas de los proveedores, el cruce con los productos recibidos, su liquidación y la generación de las cuentas por pagar a los proveedores. Si se tiene el módulo de inventarios hace la actualización de las existencias.

• Facilita la elaboración, ejecución y control del cumplimiento del presupuesto de compras por proveedor y por producto.

Compras en detalle

• Integración con todos los módulos de OASIS ERP.
• Manejo de consecutivo general o por oficina.
• Filtros personalizables para consultar solo la información de interés.
• El usuario final no necesita memorizar el Plan de Cuentas Contables.
• Ágil y rápida captura de la Recepción de mercancía, Ordenes de Compra y Devoluciones, mediante la integración con códigos de barras.
• Consulta rápida a las Órdenes de Compra.
• Manejo de Cotizaciones de Proveedores y conversión a una Orden de Compra.
• Posibilidad de dar de alta Proveedores y Artículos desde la ventana de captura de documentos de compra.
• Captura de gastos indirectos en la recepción de mercancía.
• Registro de lotes y números de serie.
• Reportes de compras tales como Artículos recibidos, Compras por Proveedor, y mas.
• Creación sencilla de pedidos de artículos.
• Soporte de pedidos de compra, pedidos generales, pedidos de subcontratos a proveedores y pedidos de servicios.
• Capacidad para crear órdenes de compra directamente desde solicitudes.
• Ajuste centralizado, descentralizado y consolidado de los procesos.
• Circuito automático de los procesos de aprobación de compras.
• Generación automática de órdenes de compra que pueden ser enviadas directamente a los proveedores vía fax o EDI.
• Información en línea que le permite acceder a los archivos históricos de órdenes de compras, histórico del rendimiento de cada proveedor, nombres y números de teléfono de los contactos de ventas e información de referencia.
• Adaptación de los descuentos de los proveedores, pedidos generales, pedidos de subcontratos y contratos.
• Exportación de datos a Excel.

Parametrización del módulo

• Permite la parametrización de conceptos personalizables, asignándole a cada concepto la naturaleza y cuenta contable que se afecta.

• Define los tipos de requerimientos, delimitando el valor inicial y final de la compra para cada uno.

• Define los criterios de evaluación con el valor porcentual que a cada criterio le es asignado.

Precios

Permite el registro y control de los precios de compra ofrecidos por cada uno de los proveedores para sus productos. Así mismo permite el registro de los descuentos por producto.

Requerimientos

• Registra y controla los requerimientos de compras que tiene la empresa. El requerimiento es el documento en el cual se consignan los productos que necesita la empresa para sus actividades.

• Permite observar en cualquier momento los requerimientos pendientes.

• Registra también los requerimientos que van a generar contratos ya sea por el monto o por el tipo de bien o servicio que se esta solicitando. El sistema identifica los tipos de adjudicación (invitación directa, licitación, solicitud de precios) que debe llevarse a cabo para adjudicar el proceso de compra o contratación.

Cotizaciones

• Esta aplicación permite el registro y control de las cotizaciones necesarias para ejecutar el proceso de compra. Se incluyen en esta aplicación todos los oferentes que respondieron a nuestra invitación de participar en el proceso de selección. Se deben incluir todos los datos (precios, formas de pago, garantías, calidad) ofrecidas y necesarias para la adjudicación.

• El sistema automatiza la escogencia de proveedores si tiene la información necesaria dejando un registro de la persona aprobadora y el proveedor escogido.

• Permite la calificación de acuerdo a los parámetros establecidos (precios, tiempo de entrega, calidad, soporte). Al hacer la aprobación de la compra genera la orden de compra o el contrato en el caso que el requerimiento así lo indique.

Ordenes de compra

• Esta aplicación permite la generación y registro de las órdenes de compra. La orden de compra es el documento con el cual se notifica al proveedor las condiciones del pedido, tales como descuentos, tiempos de entrega y las cantidades y precios de los productos solicitados.

• Realiza la liquidación correspondiente para su posterior control con las entradas por compra.

• Permite observar las órdenes de compra pendientes por recibir.

Contratos

• Registra los contratos de servicios u obras que tenga la empresa. Por ejemplo: contratos de vigilancia, aseo, mantenimiento o arrendamiento. Así mismo registra los contratos por servicios profesionales, por obras de inversión, entre otros. En las empresas del estado hace interfaz directa con el módulo de presupuesto oficial para hacer los compromisos en las partidas presupuéstales, objetos del gasto y meses acordados con el contratista de fechas de pago y de control de ejecución.

• En esta opción es posible observar el contratista, objeto del contrato, la duración, los valores totales, los otro si, ejecutados, pagados, retenciones, pendientes y demás figuras del presupuesto oficial.

Facturas

• Tiene como objeto el registro de las facturas de compra. La factura es el documento con el cual se finiquita la compra. Controla las existencias recibidas en inventario, y cruza los precios con los acordados en la orden de compra.

• De la misma forma permite la confirmación de los servicios recibidos por contratos hechos entra la entidad y proveedores.

• Si la condición de pago es a crédito elabora la cuenta por pagar. De la misma forma si es pagada al contado, actualiza el estado de la caja o cuenta bancaria que hace el desembolso.

Consultas

Ágil consulta de:

• Consulta de Facturas
• Movimiento Contable
• Resumen de Compras
• Ordenes Pendientes por Recibo
• Consulta de Ordenes
• Requerimientos Pendientes

Es posible personalizar el contenido de las consultas del sistema para visualizar la información que sea de mayor interés a la empresa.

Reportes

Cuenta con gran variedad de reportes para que usted emita. Estos cuentan con filtros y ordenamiento dinámico.

• Consulta de Ordenes
• Informe de cotizaciones
• Compras por Proveedor
• Compras por Producto
• Etiquetas
• Facturación Anual de compras
• Facturación Resumida de compras
• Movimiento Contable
• Ordenes Pendientes por Genérico
• Ordenes Pendientes
• Ordenes Pendientes por Producto
• Movimiento diario de proveedores
• Resumen de Compras
• Informe de requerimientos
• Tiempos de Compra
• Tiempos de Entrega

Compras esta completamente integrada con OASIS ERP. Esta integración significa que los datos de diversas áreas como contabilidad, activos fijos, inventarios, entre otras, quedan completamente integrados al sistema, sin tener que duplicar la información o realizar entradas duplicadas de la misma. Esto permite el control de todas las áreas del proceso contable.