Asociados

OasisCom - Documentacion

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ASOCIADOS

MÓDULO DE ASOCIADOS

El módulo de asociados del sistema de información OASIS esta orientado a satisfacer los requerimientos de información de aquellas empresas que incluyen entre sus objetivos la captacion y la colocación de recursos financieros a través de sus asociados, tales como cooperativas, fondos de empleados, entidades financieras, asociaciones de ahorro y demás similares.

Su objetivo principal es el control de los aportes hechos por los asociados y de los préstamos hechos a estos mismos. Este objetivo se logra manteniendo en línea los estados de cuenta, que son afectados por los diferentes movimientos originados en el propio módulo o en los demás subsistemas. La característica principal del módulo es que los aportes y los préstamos están en cabeza del asociado y por tanto es posible realizar en cualquier momento las consultas comparativas para tomar decisiones en cuanto a la aprobación de los préstamos y sus características.

Los asociados se definen como los terceros de la empresa, permitiendo incluir a empleados, clientes y personas sin relación con la empresa. Dentro de la ficha social permite incluir los atributos necesarios y que dependen de la naturaleza de la empresa, tales como los datos personales, comerciales y laborales. Así mismo permite establecer las dirección de entrega de los estados de cuenta de los aportes y préstamos.

Presenta la parametrización necesaria para establecer los diferentes conceptos de movimientos y la ejecución de las operaciones propias del módulo, tales como intereses y dividendos. La definición de estos conceptos hace especial énfasis en la comunicación que debe establecerse con el módulo de contabilidad en cuanto a la generación del comprobante como al cuadre de los diferentes auxiliares. El sistema genera automáticamente el comprobante de contabilidad en estado pendiente por confirmar, el cual es verificado y procesado en el módulo contable.

Una característica adicional del módulo es la interfaz que tiene con el módulo de Tesorería, el cual opera como el control de caja permitiendo afectar los auxiliares de asociados en línea por movimientos tales como Aportes, Retiro de Aportes, Desembolso de Préstamos y Pago de Préstamos.

En las empresas cuyos asociados son los empleados, tales como fondos de empleados y cooperativas es posible tener relación directa con el módulo de nómina, a través del cual se efectúan los descuentos correspondientes a los préstamos que hace el fondo y de la misma forma se recauda lo correspondiente a los aportes periódicos de cada uno de los asociados.

En las entidades donde se encuentra el módulo de cuentas de ahorro o cuentas corrientes, el sistema permite realizar los pagos a los préstamos afectando la cuenta que el asociado autorice para la cancelación de su crédito. Esta operación permite el pago de grandes volúmenes de créditos sin mayores operaciones involucradas.

Como se ha mencionado, el módulo de asociados tiene interfaz con varios subsistemas, pero esto no indica que deba instalarse en compañía de estos necesariamente. El módulo es totalmente autónomo y permite su operación realizando todas las operaciones desde el propio módulo. Así mismo contiene una lectura de interfaz para permitir la carga masiva de aportes y pagos generados por otro sistema desde archivos planos.

APLICACIONES

DATOS BASICOS

Permite la definición de los datos necesarios para la operación normal del módulo. Estos deben establecerse antes de la puesta en marcha y se irán actualizando de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Incluye la definición de los asociados, los conceptos de movimientos, las tablas de crédito, las líneas de crédito, la calificación de los préstamos, etc.

APORTES

Permite la consulta de los estados de cuenta de los aportes de los asociados. Este estado de cuenta se encuentra en línea y es afectado por cada uno de los movimientos realizados en el módulo y los generados en los demás módulos. Mantiene un registro de los saldos periódicos de los aportes, necesarios para la generación de los estados de cuenta y para el cuadre con el auxiliar de contabilidad. Permite observar en línea los movimientos que afectaron cada una de los saldos de los aportes. Permite generar e imprimir los estados de cuenta individualmente o en forma masiva para ser enviados a los asociados periódicamente.

PRÉSTAMOS

Permite la inclusión de las solicitudes de préstamos y su aprobación. En el momento de la aprobación se genera un comprobante de egreso pendiente por confirmar. En el momento de la confirmación del egreso o el desembolso se afecta el estado de cuenta del asociado y se crea el plan de amortización de la obligación de acuerdo a los parámetros establecidos tales como :

  • Tipos de Cuota : Fija, en la cual se mantiene la cuota fija a través de todos los periodos de pago o Variable, en la cual la cuota va disminuyendo a medida que se va cancelando el préstamo ya que los intereses se calculan sobre el saldo insoluto de la deuda y el abono a capital es constante.
  • Cobro de Intereses : Anticipado, si los intereses del primer mes se descuentan en el desembolso del crédito y así en sucesivo en las cuotas por adelantado o Vencido, en la cual los intereses se cobran al final del periodo de la cuota.
  • Numero de Cuotas : establece la cantidad de cuotas en las cuales se cancelará el préstamo
  • Periodo de Cobro : El periodo de cobro de cuota : Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral, Semestral
  • Interés Corriente : Porcentaje efectivo de interés a cobrar por el préstamo
  • Interés de Mora : Porcentaje de interés de mora en caso de atraso en el pago de las cuotas
  • Forma de Pago : Efectivo por abono en caja en tesorería, Automático por descuento a cuenta de ahorro, automático por descuento de nómina.
  • Seguro : Valor del seguro cobrado Permite imprimir el plan de amortización del préstamo. Permite la consulta de los préstamos pendientes en línea, con los abonos hechos históricamente. Así mismo conserva los saldos periódicos de los préstamos para la elaboración de los estados de cuenta y para la conciliación con los auxiliares de contabilidad. Permite generar los estados de cuenta o cuentas de cobro recordatorias para cada uno de los asociados, incluyendo la información del préstamo.

MOVIMIENTOS

Permite el registro y la consulta de todos los movimientos que afectan los auxiliares de aportes y préstamos de asociados. Los principales movimientos son :

  • Aportes de asociados
  • Retiro de Aportes
  • Desembolso de préstamos
  • Pago de préstamos
  • Causación de intereses por préstamos
  • Liquidación de Dividendos
  • Liquidación de Intereses a Aportes
  • Cálculo de la retención en la fuente de los intereses generados

Permite la creación de notas contables (débito y crédito) que afectan los saldos de los asociados por los conceptos que la empresa estipule en sus políticas. Los movimientos incluyen la contabilización y la afectación correspondiente. En el caso del pago de préstamos discriminan los abonos a capital e intereses (corrientes y mora). En caso de tener movimientos en otros sistemas (tesorería, ahorros o nómina) que afectan a asociados estos quedan registrados en el módulo.

PROCESOS ESPECIALES

Ejecuta el cierre del periodo necesario para la consolidación de la información mensual y la generación de los saldos de conciliación contable. De la misma forma analiza que no existan movimientos sin procesar y evita que se adicionen o modifiquen los movimientos del mes que se cierra. Ejecuta la causación de intereses seleccionando los préstamos activos y estableciendo los intereses causados en el periodo de cierre los cuales son calculados y generados los movimientos correspondientes que afectan los saldos de los préstamos. Calcula los dividendos en aquellas empresas que establecen una distribución de acuerdo a la participación de los asociados partiendo de las utilidades o dividendos generados por la empresa en el periodo fiscal. Efectúa la liquidación de intereses de los aportes efectuados por los asociados, de acuerdo a la parametrizacion y políticas de la empresa. Genera el comprobante contable automáticamente. En caso de tener el sistema de contabilidad de OASIS, se tiene la definición de las cuentas contables y la generación del comprobante no requiere modificación alguna. En caso de tener la contabilidad en otros sistema, genera el comprobante en reporte o en archivo plano.

REPORTES

Esta aplicación se encarga de generar los reportes y listados relacionados con el módulo de asociados. Los reportes son generados y permiten ser vistos por pantalla o impresos en la impresora que desee el usuario. Los reportes son generales y contienen la información manipulada en el módulo. Algunos de ellos son : Saldos Mensuales de Aportes, Saldos de Préstamos, Intereses Causados vs Pagados, Liquidación de Intereses, Retención en la Fuente, Préstamos por edades y tipos de crédito.