AUDITORIAS
La auditoría, es el proceso de evaluación detallada de una organización con el ánimo de conocer sus características específicas, así como sus fortalezas y debilidades.
Con ello, OasisCom cuenta con una aplicación AAUD – Auditoria, la cual cumple con la función de crear, verificar y llevar una trazabilidad de las auditorias que se pueda realizar dentro de la compañía.
Para este escenario en el + se crea el registro de la auditoria que se va a ejecutar
Una vez ejecutado el botón se abre el formulario y se diligencian los campos correspondientes.
| Campos | Descripción |
|---|---|
| Documento | Se diligencia el documento AD el cual es Auditorias de Calidad (para este ejemplo) ya que estos documentos son parametrizables de acuerdo con lo que se requiere BDOC - Documento |
| Número | Este número lo asigna automáticamente el sistema. |
| Ubicación | Se diligencia la ubicación donde se encuentra la Entidad. |
| Fecha | Se asigna la fecha en la que se va a ejecutar la auditoria. |
| Concepto | Se selecciona el concepto el cual son las siglas del proceso (para este ejemplo) a auditar y se tiene parametrizado en la aplicación BCON - Conceptos |
| Motivo | Se selecciona el motivo el cual se requiere para auditar, parametrizado en la aplicación BMOT - Motivos |
| Nombre Motivo | El sistema ingresa el nombre automáticamente, según el motivo que se selecciona en el anterior paso. |
| Estado | Se encuentran 4 estados, los cuales son: Activo, Procesado, Anulado y Terminado. |
| Proyecto | El proyecto es parametrizado en la aplicación BPRY-Proyectos, el cual es el proceso que se va a realizar. |
| Nombre del Proyecto | El sistema ingresa el nombre automáticamente, según el proyecto que se selecciona en el paso anterior. |
| Tercero | Se ingresa el número de identificación de la persona o entidad que será auditada. |
| Nombre Tercero | El sistema ingresa el nombre automáticamente, según el tercer que se selecciona en el paso anterior. |
| Empleado | Se ingresa el número de identificación del auditor. |
| Nombre Empleado | El sistema ingresa el nombre automáticamente, según el empleado que se selecciona en el paso anterior. |
| Observación | Se describe detalladamente, cual fue el proceso que se llevó a cabo, o alguna connotación para tener en cuenta en el proceso. |
Por último paso se ejecuta el botón de Guardar
Una vez guardados los datos correctamente, como se indicó anteriormente se visualiza el registro creado.
Para insertar el cuestionario en el detalle que es la lista de chequeo para la ejecución de la auditoria de acuerdo con el registro del maestro, se da clic en el botón Botones de Proceso y se selecciona el botón InsertQuestionary.
Al ejecutar el botón InsertQuestionary, sale el mensaje de Registro exitoso.
El sistema traerá automáticamente el cuestionario creado en la aplicación BMOT-Motivos. Se realiza las preguntas de acuerdo con el cuestionario y según su respuesta por parte de los auditados se califica de acuerdo con las opciones parametrizadas en la aplicación BMOT - Motivos.
- NO REVISADO: Cuando no se realiza la pregunta.
- CUMPLE: Se cumple con lo establecido de acuerdo con la norma auditada.
- MEJORA: Se tiene definido, pero no se cumple en su totalidad.
- HALLAZGO: Incumple totalmente con lo establecido de acuerdo con la norma auditada.
Nota: La calificación a las preguntas, se debe realizar una a una ya que no permite realizarlas en conjunto.
Según la calificación en el campo Questionary, se hace una observación para llevar trazabilidad. Debe ser especifico y claro siendo esta información la que se diligencia en el informe de resultados de la auditoria.
Para visualizar el resultado de la auditoria, se ejecuta el botón Presentación Preliminar. Este cálculo lo saca de acuerdo con la calificación registrada en el detalle, visualizando el cumplimiento general del ítem auditado.
