Factura Electronica

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Factura Electronica


Factura Electrónica

Factura Electrónica (descargar)
Factura Electrónica Fase Dos (descargar)
Manual Documentos Equivalentes (descargar)

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  1. Correo Factura Electrónica
  2. Código QR
  3. Envío de mensajes de texto
  4. Adjuntos en la factura electrónica
  5. Integración de documentos electrónicos con OasisCom
    5.1 Archivo XML
    5.2 Archivo plano
    5.3 Instructivo Integración OasisCom
    5.4 Proceso de Factura Electrónica en Oasiscom R3
    5.5 Proceso de Factura Electrónica en los On Premise
    5.6 Proceso de Factura Electrónica en la plataforma de Oasiscom en Azure
  6. Actualización RUT Hoja 2 - Facturador Electrónico
  7. Manual Facturación Electrónica - Archivo XML
    7.1 Cargue de Factura Electrónica - Archivo XML
    7.2 Verificación de Facturas Electrónicas
    7.3 Modificación de Datos Adquiriente
  8. Facturación Electrónica Fase Dos
  9. Manual de Documentos Equivalentes
    9.1 Aplicación BDOC–Básico de documentos
    9.2 Aplicación BMOT–Motivos
    9.3 Aplicación BPLA-Plantillas
    9.4 Aplicación FRES-Resoluciones
    9.5 Aplicación BCNS-Consecutivos
  10. Manual Documento Soporte
    10.1 Habilitación de la aplicación ODEQ
    10.1.1 Aplicación SROL-Roles
    10.1.2 Aplicación WVAR-Variables
    10.1.3 Aplicación BDOC-Documentos
    10.1.4 Aplicación BPRO-Productos 10.2 Validaciones en la aplicación ODEQ
    10.2.1 A nivel de documentos
    10.2.2 A nivel de tercero
    10.2.2.1 Aplicación BTER-Tercero
    10.2.2.2 Aplicación BTIM–Tipos de Impuestos
    10.2.3 Resolución de documentos soporte
    10.2.3.1 Aplicación FRES–Resoluciones
    10.2.3.2 Aplicación BCNS–Consecutivos
    10.3 Aplicación ODEQ–Documento Equivalente

Correo Factura Electrónica

La plantilla de envío de facturas electrónicas contiene tres links que permiten confirmar el recibido de la factura, Aceptarla o Rechazarla. Igualmente, para cada acción se envía una plantilla de correo como respuesta.

Plantilla al confirmar el recibido de la factura.

Plantilla al Aceptar una factura.

Plantilla al Rechazar una factura.

Nota: las plantillas de envío de correos se visualizarán con el logo de la empresa de donde el usuario se encuentre en sesión.

Código QR

El formato de factura electrónica que se envía al adquiriente contiene un Código QR, que le permitirá ver desde un dispositivo móvil los datos de la factura.

Envío de mensajes de texto

Generada la factura electrónica, el sistema enviará automáticamente un mensaje de texto al número del dispositivo móvil del cliente registrado en el sistema informando de la creación de la factura.

Adjuntos en la factura electrónica

En el envío de la factura electrónica es posible agregar archivos adjuntos, para ello, se debe parametrizar inicialmente los campos Ebill y EbillAdjunct en la aplicación SEMP - Empresas, lo cual indicará que la empresa emite facturación electrónica y podrá adjuntar archivos en la misma.

Los archivos adjuntos que se visualizarán en el correo eletrónico son:

  1. Documento .pdf con el formato fisico de la factura.
  2. Archivo .zip con la factura electrónica en formato .xml.
  3. Los demás archivos adjuntos que hayan sido agregados en la factura electrónica al momento de generarla.

Integración de documentos electrónicos con OasisCom

Archivo XML

Mediante archivo XML el cliente puede subir documentos electrónicos a la plataforma de OasisCom o consumiendo un servicio web que provee OasisCom para que este cargue sea de forma automática.

Estructura

Archivo plano

Cuando no se cuenta con una estructura en formato XML, OasisCom provee una estructura en formato de archivo plano el cual debe ser cargado de forma manual a la plataforma de OasisCom por medio de la aplicación BINT - Interfaces.

Descargue Aquí el Archivo Plano

Nota: al cargar el archivo plano, el sistema creará los terceros y productos en caso de que no existan previamente.

Los datos relacionados al color:

  • Azul corresponde al Adquiriente.
  • Color gris del vendedor.
  • Amarillo son los que irán diligenciados en el maestro de la aplicación FFAC - Facturas.
  • Los asociados al color verde en el detalle.

Datos adquirientes:

Tipo ID: C - cedula de ciudadanía, N – Nit empresa
ID: Número de cedula o Nit
DV: Dígito de verificación (aplica únicamente para NIT, se coloca 0 cuando es cedula)
Nombre Adquiriente: Nombre del cliente a quien se factura
Ubicación geográfica: Ubicación código DANE.
Teléfono: Número teléfono fijo o celular adquiriente
Dirección: Dirección ubicación adquiriente
Email: Correo electrónico adquiriente (sin espacios).
Régimen: C – Común, S – simple, G – Gran contribuyente

Datos vendedores:

Tipo ID vendedor: C – Cedula de ciudadanía, N – Nit empresa
ID Vendedor: Número de cedula o Nit
DV: Dígito de verificación (aplica únicamente para NIT, se coloca 0 cuando es cedula)
Nombre Vendedor: Nombre de vendedor o empresa quien factura
Ubicación geográfica: Ubicación código DANE
Dirección Vendedor: Dirección ubicación vendedor.

Datos encabezado documento:

Documento: FC – Factura electrónica, DV – nota crédito, NF – nota débito
Número documento: número consecutivo documento
Ubicación documento: se ingresará numero 1 (excepción para empresa)
Concepto: para facturas se utilizará FC. Para notas crédito se utilizará DV cuando se asocia una factura electrónica, DS cuando no se asocia ninguna factura, D1 cuando se asocian facturas de fase 1.
Motivo: Para facturas se utiliza 0, para notas crédito y débito se utilizará los siguientes motivos dependiendo el proceso.

Fecha documento: fecha realización documento
Hora documento: hora de realización documento.
Id Adquiriente: número de cedula o NIT a quien se factura
Sucursal: se colocará el numero 0, en caso de tener varias sucursales se hará la respectiva parametrización con el consultor a cargo.
Id Vendedor: número de cedula o NIT de quien factura.
Fechas vencimiento: Fecha en la que se vence la factura.
Condición de pago: se ingresará 1 para contado y 2 para crédito

Moneda: 0 = Pesos Colombianos, 1 = Dólar, 32 = Euro
Tasa de cambio: únicamente aplica cuando es distinto a pesos colombianos, en ese caso se ingresará la TRM que corresponda.
Orden de compra: número de orden de compra, si aplica, en caso contrario quedará en 0.
Observación: Observación general de la factura.
Documento1: Referencia documento de factura (aplica únicamente para notas)
Numero1: número de documento referenciado (aplica únicamente para notas)
Ubicacion1: número de ubicación referenciado factura (aplica únicamente para notas)
Referencia: Este campo se utilizará para ingresar el numero de un documento adicional que maneje la empresa (Remisiones, recibos de caja, etc.)

Valor bruto: Valor total bruto de la factura
Valor descuento: Valor total de descuentos de la factura
Valor Subtotal: Valor subtotal de la factura
Valor impuesto IVA: Valor total impuesto IVA de la factura
Valor impuesto ICO: Valor total impuesto al consumo de la factura (si aplica)
Valor Total: Valor total de la factura
Valor Retenciones: Valor total de las retenciones de la factura
Valor Neto: Valor Neto a pagar de la factura

Datos producto:

Numero Ítem: consecutivo que se ingresa en orden para cada producto
Código de producto: Código único que se le brinda a cada producto
EAN: código EAN del producto.
Descripción: Nombre del producto.
Cantidad: Cantidad a facturar del producto
Precio: Precio unitario del producto
Indica si producto es gravado: S = si el producto es gravado, N = Exento, X= Excluido
% impuesto IVA: Número del porcentaje IVA
% impuesto INC: Número del porcentaje INC (impuesto al consumo)
% Descuento: Número porcentaje descuento producto.
Total Ítem: total del producto, Precio x Cantidad.
Total IVA ítem: Valor total de IVA por producto.
Total INC ítem: Valor total de INC por producto. (impuesto al consumo)

Vencimiento: Fecha vencimiento producto facturado
Lote: Numero lote, si aplica.
Observación: Observación o descripción por producto.
Regalo: se ingresa 1 cuando el producto es regalo, 0 cuando no es regalo.
Renglón Pago: Numero consecutivo en orden de acuerdo al pago de la factura
Código forma de pago: Número de la forma de pago de acuerdo a parametrización en la aplicación BFOR
Valor pago: Valor del pago realizado en factura.

La estructura enviada por OasisCom cuenta con comentarios en cada campo para facilitar su diligenciamiento.

Ingresada toda la información en el archivo de Excel, debemos eliminar los renglónes señalados en la siguiente imagen para así proceder a convertirlo en formato .CVS.

Al eliminar los anteriores renglones deberá quedar así:

Para convertir el archivo en formato .CVS vamos a Archivo Guardar como Elegimos una ubicación Asignamos un nombre Tipo: CSV (delimitado por comas) Guardar.

Una vez guardado, se ingresa a la aplicación Interfaces - BINT, se selecciona la publicación 961 (SUBIDA FACTURA ELECTRÓNICA FASE II (PLANO)), se selecciona el archivo que se guardó en .csv y se da clic en Aceptar y Ejecutar y el sistema genera un mensaje de control.

Posteriormente, se ingresa a la aplicación Facturas de venta - ebffac. En esta aplicación se valida que estén todas las facturas de acuerdo al consecutivo, estén en Envío exitoso y estén cargadas en OASIS.

En la pestaña Ejecutado, se entra a validar si el envío efectivamente se realizó con éxito a la DIAN y la hora en la que se realizó el envío.

IMPORTANTE: Convertido el archivo en formato .CVS, para su correcta verificación, este se debe abrir en el editor de texto y validar que no queden punto y coma (;) debajo de los datos, en este caso se eliminará la ultima fila que no contiene ninguna información.

Quedando el cursor en el último caracter del último renglón.

Instructivo Integración OasisCom

A continuación, se dará a conocer la data requerida para realizar la carga de documentos electrónicos en los formatos XLS o TXT para el proceso de facturación electrónica en OasisCom.

Definiciones

Descripción de cada una de las columnas de la malla de validación:

Atributo: Corresponde al nombre del campo a definir.
Tipo: Identifica si los datos del campo son a nivel de maestro (M) o del detalle (D) de la transacción, factura o nota.
Descripción: Breve explicación de la característica del campo en cuestión.
T: Corresponde al tipo de dato del campo:

  • D: Campo tipo fecha.
  • N: Campo de tipo número (Entero, Decimal).
  • C: Carácter o cadena de caracteres.

Longitud máxima: En esta columna se describe el tamaño máximo requerido para el campo (en números).
Req. Valor: Identifica si el campo es o no es obligatorio. S para si, N para no.
Formato: Ejemplo de cómo debe ser llenado cada campo.

Malla de validación

A continuación, se describe la malla de validación con la información precisa para realizar la carga de documentos electrónicos.

Proceso de Factura Electrónica en Oasiscom R3

Para iniciar el proceso de Facturación electrónica en la versión R3 de Oasiscom, se crea una factura normal con el Documento correspondiente y el Número de documento. Cabe resaltar que la factura debe estar en Estado Procesado para poderla transmitir a Oasiscom en Azure.

Cuando la factura ya esté hecha, ingreso a la aplicación Log-BINT - FPFE. Una vez en esta aplicación, se filtra por el número de la factura.

Se utiliza el comando Ctrl F y aquí se evidencia la factura para poderla transmitir a Oasiscom. Se selecciona y se oprime el primer botón de la derecha: Marcar todo

Finalmente, se oprime el botón Envía transacciones automáticamente y aparece un aviso de control diciendo que el proceso ha terminado.

Una vez terminado el proceso, nos dirigimos a Oasiscom e ingresamos a la aplicación Facturas de venta - EBFFAC

Aquí también se filtra por el número de la factura y se evidencia que la factura se transmitió de manera correcta y se verifica que el campo Status DIAN sea Envío exitoso

Ahora, en esta parte, se valida cómo se pasa una factura de OasisR3 a Oasiscom descargando el archivo XML. Una vez se tiene la factura ya lista y procesada, se pasa de nuevo a la aplicación Log-BINT - FPFE y se filtra por el número de factura y se hace aplica el comando Ctrl F. Estando en este punto, se selecciona el registro y se da clic en la opción Marcar todo. Aparece el aviso de control Proceso terminado y se da clic en aceptar.

Luego, se oprime el botón Generar archivo XML. El sistema solicita que se guarde el archivo y se puede asignar el nombre que se desee. Aparece el aviso de control Proceso terminado y se da clic en aceptar.

Una vez terminado el proceso, se accede a Oasiscom y se ingresa a la aplicación Interfaces - BINT. En el campo Publicación, se selecciona la opción 951 - Subida factura Oasiscom XML Ver 2 Ebill, se habilita la opción para buscar el archivo y poderlo cargar. Una vez cargado el archivo, se da clic en Aceptar y Ejecutar. Sale un aviso de control informando que la Factura fue enviada correctamente.

Para validar esta factura, se ingresa a la aplicación Facturas de venta - EBFFAC y se filtra por el número del documento. Como se puede apreciar en la ilustración, ya está cargada la factura y el campo Status dian aparece como Envío Exitoso.

Proceso de Factura Electrónica en los On Premise

Los On Premise son clientes de Oasis que tienen el ERP, pero lo tienen en su instalación propia. En este caso, se indicará cómo desde la instalación propia, se debe generar el proceso de facturación y cómo se hace el respectivo seguimiento.

Para esta ilustración, se está en una base On Premise. Se crea una factura (+), la cual para el proceso de habilitación, como se explica en la parametrización, el Documento es FC2, pero si fuera un proceso de producción, se usan los documentos que se tienen definidos para ello. La Ubicación, por la que normalmente se generan las facturas. Se llenan todos los datos pertinentes de la factura y finalmente se guarda.

En el detalle, se adicionan los registros que se requieren y al final, se guarda.

En este momento, si todo se encuentra correcto, cuando se confirma el documento, esta factura se debe visualizar en la plataforma de Azure.

Al confirmarla, se verifica que efectivamente llegó a la plataforma de Azure y también a la DIAN. Se entra a la plataforma de Azure, la cual se encuentra en app.oasiscom.com, sobre la misma empresa y se revisa en la aplicación Facturas - EBFFAC que la factura se encuentre cargada y enviada a la DIAN con éxito. Se consulta con el mismo número y ahí se ve la factura con la misma información que se registró en el On Premise y en el campo Stauts Dian, aparece Envío exitoso.

En la aplicación Mailing-Lists(Listas de Correo) - SMEN, se puede verificar el envío a los adquirientes, en el campo Argumento se puede filtrar la factura.

En la pantalla, me muestra quién envió el correo, el destino al que se envía, asunto, y sus respectivos adjuntos. En el campo Status, me muestra el estado de envío.

Si en algún momento se queda en Enviando mensaje, lo que se puede hacer si de pronto es porque no hay un e-mail relacionado a ese tercero, se corrige la información en el básico de terceros (Terceros - BTER), colocarle el e-mail correspondiente y oprimir el botón Reenviar correo en la aplicación Facturas - EBFFAC.

El sistema crea otro seguimiento en la aplicación Mailing-Lists(Listas de Correo) - SMEN con ese mismo número de factura y con los datos corregidos.

Proceso de Factura Electrónica en la plataforma de Oasiscom en Azure

Se hace una factura en cualquiera de las aplicaciones Facturas - JFAC o Facturas - FFAC (+). Para la ilustración, tomamos la factura número 15 que ya está creada y se encuentra en Estado Activo. Al momento de confirmar o Procesar la factura, el documento se emite a la DIAN y posteriormente al adquiriente. Una vez el proceso termina, sale el aviso de Transacción exitosa.

Posteriormente, se ingresa a la aplicación Facturas de venta - EBFFAC para validar que la factura se haya enviado con éxito a la DIAN. Se filtra por el número del documento y se verifica que el campo Status Dian sea Envío exitoso.

Actualización RUT Hoja 2 - Facturador Electrónico

El siguiente instructivo contiene el paso a paso para actualizar RUT (hoja #2) y asociar al Proveedor Tecnológico (OasisCom S.A.S) en la página de la DIAN.

  • Ingresar a la página web de la DIAN (https://muisca.dian.gov.co) y loguearse.

  • En el menú izquierdo seleccionar la opción Registro Único Tributario.

  • De la lista desplegable, seleccionar la opción Actualizar RUT.

  • Seguidamente dar click en el botón Continuar.

  • Dar click en el botón Continuar.

  • De la lista desplegable seleccionar la Hoja 2.

  • Para cargar el documento damos click en el botón Continuar.

  • En el formulario de la Hoja 2, en el renglón 89 seleccionar la opción 74 - Información Proveedor de Servicios Tecnológicos PST.

  • Allí mismo, en el renglón 90 seleccionar la fecha exacta en la que se asoció al proveedor tecnológico.

  • Seguidamente, en el renglón 91 ingresar el número de NIT de OASISCOM S.A.S 830003840-5.

  • Finalmente, guardar y firmar para formalizar el documento.

Manual Facturación Electrónica - Archivo XML

A continuación, se informará el paso a paso del proceso de cargue, validación y modificación de facturación electrónica en la plataforma OASISCOM.

Para empezar, se debe realizar el registro del usuario ingresando los datos pertinentes que solicita la plataforma OASISCOM en la página principal https://app.oasiscom.com.

Cargue de Factura Electrónica - Archivo XML

Ingresamos con nuestro usuario y contraseña a la plataforma OASISCOM en el siguiente link https://app.oasiscom.com.

Al momento de ingresar aparecerá una interfaz como la siguiente, donde tendrá varias opciones.

Nos ubicamos en la barra de búsqueda e ingresamos el nemotécnico “BINT” – Interfaces, nos aparecerá una ventana.

Nos ubicamos en la opción Publication y damos click, se despliega una lista y seleccionaremos la opción 906-SUBIDA FACTURA OASISCOM XML.

Después de seleccionar la opción, en el campo Operation cargará automáticamente la opción Upload (No modificar esta opción). Luego damos click en el botón “seleccionar archivo” y buscamos el archivo XML en nuestros documentos.

Al momento de cargar el archivo, se verá reflejado el nombre de este. A continuación, damos click en “Accept”.

Al momento de hacer click en Aceptar, aparecerá un mensaje indicando que la operación fue satisfactoria, así:

Así sabremos que la factura quedó bien cargada en el sistema.

Verificación de Facturas Electrónicas

Para realizar la verificación de las facturas, ingresaremos al nemotécnico “EBFFAC – Facturas de Venta. Ingresaremos esta opción en la barra de búsqueda.

Y aparecerá la siguiente ventana:

En la parte superior de la ventana se mostrará el encabezado de la factura con los valores en general y en la parte inferior se verá el detalle de la factura: Productos de la factura.

Para realizar el filtro de todas las facturas, simplemente nos ubicamos en un campo en blanco y oprimimos la tecla “Enter”.

De igual manera se puede realizar el filtro por cualquiera de los campos.

Existen los campos de verificación llamados “status” de los cuales se desglosan varias opciones.

Status Name

Ninguno: no se envió correo.
Registrado: El correo se envió al adquiriente.
Apertura de correo: Adquiriente vio el correo.
Acuse de recibo: El adquiriente oprime la opción acuse de recibo a la factura.
Factura aceptada: El adquiriente acepta la factura.
Factura rechazada: El cliente rechaza la factura.

Status Dian

Pendiente envío: Aun no se ha enviado la factura.
Envío Exitoso: La factura llegó correctamente a la Dian.
Error de envío: La factura tuvo errores de envío. (Para este caso OASISCOM se encargará de revisar estas facturas y realizar el reenvío).

En la parte superior se puede observar el encabezado de la factura y los valores totales que corresponden, y en la parte inferior se observará el detalle de la factura, en este caso los productos que se están facturando.

Se puede imprimir la factura seleccionada oprimiendo el botón “vista preliminar” o directamente desde el botón “imprimir”.

Modificación de Datos Adquiriente

Al momento de realizar nuestros registros de facturas, la plataforma OASISCOM toma los datos del adquiriente y lo crea en la base de datos solamente, si el adquiriente no está creado o es la primera vez que se le factura por OASISCOM. Esto lo podemos verificar por la aplicación BTER - Terceros.

Se puede filtrar por cualquier campo o si se requiere consultar todos los terceros podemos seleccionar cualquier campo en blanco y oprimir la tecla “Enter”.

Esta base de datos es muy importante, ya que los datos que se encuentren allí son los datos que se imprimirán en la factura.

IMPORTANTE: Al momento de cargar las facturas, la plataforma OASISCOM, tomará los datos que se encuentran en la factura para crear el tercero solo si no está creado en la base. Si el tercero ya se encuentra en la base de datos, la plataforma OASISCOM tomará los datos que estén allí para insertarlos en la factura. La plataforma NO realiza actualización de los datos automáticamente al subir nuevas facturas.

En el caso de que algún cliente cambie algún dato en específico como: dirección, teléfono, ciudad, o en el caso más importante de correo electrónico, debemos ir a la base de datos de los clientes BTER - Terceros y de allí realizar el cambio de los datos que se requieran.

Cambio de Datos en BTER - Terceros

Para realizar el cambio de datos de los clientes, primero debemos ir al aplicativo BTER, podemos filtrar específicamente por el usuario que necesitamos o podemos filtrar todos los clientes.

Hacemos click en el campo que se requiere hacer el cambio y se ingresa el nuevo dato.

Luego podemos presionar la tecla “Enter” o con el puntero del mouse dar click en el botón Guardar.

Y la información que esté guardada será la que se muestre en la factura.

NOTA:

Para referirse a los detalles técnicos sobre la generación de los archivos xml requeridos por la Dian, y el proceso de ejecución de los mismos, favor referirse a la documentación expedida por la Dian en la siguiente dirección:
https://factura-electronica.dian.gov.co/documentacion-normatividad-16.html en la caja de herramientas.

Facturación Electrónica Fase Dos

  1. INTRODUCCIÓN
    El presente documento tiene como objetivo dar a conocer el proceso de la parametrización en fase II de facturación electrónica en OasisCom.
    Le recomendamos leerlo atentamente para asegurar el correcto aprendizaje y/o resolución de dudas.

  2. PARAMETRIZACIÓN

Ubicación
Se debe ingresar a las ubicaciones geográficas [BUBG], en donde se debe configurar la ubicación geográfica según los códigos del DANE y verificar que a nivel padre e hijo se encuentre correcto (El campo padre debe corresponder de Municipio ? Ciudad).

Documentos
Se ingresa al básico de documentos [BDOC], se procede a crear los documentos para aprobar el Set de Pruebas FC2 (Documento para facturas), DV2 (Documento para notas crédito), NF2 (Documento para notas débito).
Puede descargar aquí los documentos de Maestro, Detalle y Status.

En la parametrización de los documentos mencionados anteriormente en el maestro el campo EBILL debe estar diligenciado con una de las opciones que se visualiza.

A continuación, se describen la funcionalidad del campo Ebill:
No Ebill: Hace referencia a los documentos que no corresponden a documentos electrónicos.
Ebill ver. 1 Producción: Corresponde a los documentos electrónicos que se encuentren reportando a la DIAN en Fase I.
Ebill ver. 2 Síncrono Producción: Corresponde a los documentos electrónicos que se encuentren reportando a la DIAN en Fase II.
Ebill ver. 2 Síncrono Habilitación: Corresponde a los documentos electrónicos reportados a la DIAN en fase de habilitación (set de pruebas). De este modo nos permite visualizar los rechazos de la transacción en caso de existir, pero no alimenta el tablero (diagrama de barras) en la página de habilitación de la DIAN.
Ebill ver. 2 Asíncrono Testid Habilitación: Corresponde a los documentos electrónicos reportados a la DIAN en fase de habilitación (set de pruebas). Esta opción envía a la DIAN así existan rechazos sobre la transacción y alimenta el Tablero (diagrama de barras). En caso de enviar documentos y aparecer en la pagina de la DIAN rechazados aconsejamos cambiar al modo anterior (Ebill ver. 2 Síncrono Habilitación), para validar el motivo del rechazo.
Ebill ver. 2 Asíncrono Producción: Corresponde a los documentos electrónicos que se encuentren reportando en Fase II autorizados por la DIAN para enviar en lote (generación masiva de facturas diarias).
Ebill ver. 2 Azure: Corresponde a los documentos electrónicos de un cliente de OASIS ONPREMISE que se encuentre reportando sus facturas a la nube de Azure para hacer el proceso de envió al adquiriente y DIAN, tanto en habilitación como en producción.

En el detalle se debe parametrizar el campo código externo

Adicional a esto también se debe parametrizar el campo código externo1.

Se recuerda que las tres primeras opciones (Aiu, Estándar, Mandatos) son para facturas de venta y/o facturas de exportaciones.
Terceros:
En el básico de terceros [BTER], debe estar creado el tercero de la empresa que es facturador electrónico y el tercero de OASISCOM.
Puede descargar aquí el tercero de OasisCom

Adicional a esto en el tercero del facturador electrónico en el campo Código Antiguo deben relacionar la matrícula mercantil de la empresa.

El tercero FE debe tener relacionado el código de la ubicación geográfica donde se encuentra:

Acciones:
En el básico de acciones [BACC] debe estar creada la acción cero 0.

Tipos de Medios:
En el básico de tipos de medios [ABTM] debe estar creado el Tipo de medio cero 0.

Contactos:
En la aplicación de contactos [ACON] debe estar creado el contacto cero 0.

Tipos de Contactos:
En la aplicación de tipos de contactos [ABTC] debe estar creado Tipo contacto cero 0.


Tipos de Impuestos:
En el básico de Tipos de Impuestos [BTIM] debe estar creado el tipo de impuesto 99, el cual se debe parametrizar de acuerdo con la(s) responsabilidad(es) fiscal(es) del Facturador Electrónico y asociarlo a las responsabilidades y régimen correspondiente de la empresa creada.

Motivos:
En el básico de motivos [BMOT] deben de estar parametrizados los motivos de cada documento en el campo Código externo. Los 5 primeros corresponden a los motivos que se deben asociar a los documentos de las notas crédito y los siguientes 4 corresponden a los motivos que se deben asociar a las notas débito.

Condiciones de Pago:
En el básico de condiciones de pago [BCND]debe de estar parametrizado el campo Código externo.

Formas de Pago:
En el básico de Formas de Pago [BFOR] debe estar parametrizado el campo código externo.


Unidades de Medida:
En el básico de Unidades de Medida [BMED] debe de estar parametrizado el campo código externo.

Resoluciones:
En la aplicación de Resoluciones [FRES] Deben de estar creadas cada una de las resoluciones según datos de la DIAN para los documentos de facturación electrónica teniendo en cuenta los campos.

• Documento: Documento de Factura al que pertenece la resolución (FC2, FC, etc.)
• Ubicación: Código de la Ubicación en Oasis
• Caja: Siempre dejar uno (1).
• ResolutionId: Número de la Resolución expedida en la DIAN
• Prefijo: Prefijo asociado a la resolución, en caso de no tener se deja vacío
• Inicial: Número inicial de resolución
• Final: Número final de resolución
• Pronunciamiento: Clave técnica otorgada por la DIAN en cada resolución
• F. Inicial Resolución: Fecha Inicial de la resolución
• F. Final Resolución: Fecha Final de la resolución
• Fecha Final: Fecha Final de la resolución
• Estado: Dejar Activo

Empresas:
En la aplicación de Empresa [SEMP] parametrizar el TestSetId dado por la Dian para las pruebas de habilitación en el campo TestId.

Se debe relacionar el correo electrónico que se usará como máscara para el envío de correos electrónicos a los adquirientes en el campo EMailOutput.

Se debe relacionar la información de la empresa como dirección, teléfonos, ciudad, etc. para la información que se visualiza en el formato (Representación Gráfica de las transacciones).

Manual de Documentos Equivalentes

En el siguiente manual se realiza la explicación de la parametrización que se debe realizar para la creación de los documentos equivalentes, indicando en cuáles aplicaciones se debe realizar este proceso.

A continuación, se explica cómo realizar la parametrización para los documentos soporte sobre las adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Los documentos definidos para realizar esta parametrización se relacionan a continuación:

  • PE = PMOV – Movimientos
  • EF = OFAC – Facturas de compra
  • CS = OCAF - Compras de café

Aplicación BDOC-Básico de documentos

Estos documentos, con sus respectivos conceptos deben ser parametrizados en la aplicación BDOC – Básico de documentos.

Se deben diligenciar los campos señalados de la siguiente manera:

  • Documento: En este campo se deben parametrizar los documentos mencionados (PE, EF o CS).
  • Nombre documento: Los documentos deben denominarse expresamente con el nombre “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
  • Ebill: En este campo los documentos deben marcarse como “Documento Electrónico”. Lo anterior con el fin de que, además del funcionamiento normal del documento, este empiece a exigir y controlar las resoluciones.

En el detalle de la aplicación BDOC, en la pestaña “Conceptos” se deben crear los respectivos conceptos.

Aplicación BMOT-Motivos

En la aplicación BMOT – Motivos se debe crear el motivo correspondiente para cada documento y concepto creado.

Aplicación BPLA-Plantillas

Una vez se realice la parametrización en las aplicaciones BDOC – Básico de documentos y BMOT - Motivos, en la aplicación BPLA – Plantillas se debe realizar la parametrización de las plantillas que apliquen para los documentos creados que van a funcionar para los sujetos no obligados a expedir Factura de Venta.

Aplicación FRES-Resoluciones

En la aplicación FRES – Resoluciones se debe diligenciar la información que se encuentra en la resolución que envía la DIAN.

Los campos se deben diligenciar de la siguiente manera:

  • Documento: Debe ir el documento que se utilice para el proceso de compras a sujetos no obligados a expedir Factura de Venta
  • Ubicación: Se debe diligenciar la ubicación correspondiente.
  • Caja: Se debe diligenciar el número 1.
  • Resolution ID: En este campo se diligencia el número de resolución que se encuentra en el documento que envía la DIAN.
  • Prefijo: En este campo se debe diligenciar el prefijo en caso de que éste se encuentre asociado, si no se maneja predijo se deja vacío este campo. Es importante tener en cuenta que, si se diligencia un prefijo, este debe ser exclusivo para el proceso de documentos soporte.
  • Inicial y Final: Se debe diligenciar el rango respectivo.
  • Fecha inicial de resolución: En este campo se digita la fecha inicial desde donde comprende la resolución.
  • Fecha final de resolución y fecha final: En estos campos se debe digitar la fecha final hasta donde comprende la resolución.
  • Estado: El estado debe ser “Activo”.

Aplicación BCNS-Consecutivos

Una vez se realice la parametrización en la aplicación FRES – Resoluciones, se deben parametrizar los consecutivos en la aplicación BCNS – Consecutivos en el campo “Número” para que inicien de acuerdo con el rango inicial solicitado en la DIAN, digitando de igual forma el documento y la ubicación a la que pertenece.

Importante: Adicional a la información presentada anteriormente sobre la parametrización que se debe realizar para los documentos equivalentes, es importante que se tenga en cuenta lo indicado por la DIAN en el comunicado de prensa N° 55 del 21 de julio del 2020, el cual se relaciona a continuacion: https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-Comunicado-de-Prensa-55.aspx

Manual Documento Soporte

El siguiente manual se crea de acuerdo con la resolución # 0042 expedida por la DIAN, donde se realiza la explicación sobre la parametrización realizada para llevar un control sobre las compras que se realicen a terceros no obligados a expedir factura de venta.

Habilitación de la aplicación ODEQ

A continuación, se explica el paso a paso de cómo realizar la parametrización para terceros no obligados a expedir factura de venta

Aplicación SROL-Roles

Luego se debe ingresar a la aplicación SROL - Roles, en el rol que corresponda. En el detalle en la pestaña programas se debe añadir un nuevo registro y agregar el programa ODEQ – Documento equivalente.

Aplicación WVAR-Variables

En la aplicación WVAR - Variables, esta variable debe ser creada para que el sistema identifique que se debe crear un documento EQ.

Aplicación BDOC-Documentos

A nivel de la aplicación BDOC – Básico de documento, también debe ser creado el documento EQ, por concepto EQ.

Importante: En el campo programa debe ir diligenciado la aplicación que vamos a requerir, en este caso la aplicación ODEQ. En el campo ebill se debe seleccionar la opción NO EBILL, únicamente para el documento EQ lleva esta opción.

En el detalle la pestaña status debe ir diligenciado el concepto N.

En la aplicación BMOT – Básico de motivos se debe crear el motivo cero.

Aplicación BPRO-Productos

En la aplicación BPRO -Productos, se debe añadir un nuevo registro y crear el producto numero 1, para utilizar este modelo en aplicación PMOV y TMEN. No es necesario ponerle nombre al producto, en el campo inventario Terminado y en el estado activo.

Validaciones en la aplicación ODEQ

A nivel de documentos

En la aplicación BDOC – Básico de documentos, se parametrizan los documentos existentes por los que se registran las compras (FP, CP y CF) ya sea a nivel de producto o a nivel de servicios, estos documentos deben estar marcados en el campo EBILL con la opción “Genera Documento Equivalente”.

Al momento de confirmar las compras por las diferentes aplicaciones de OasisCom, el sistema identifica que debe crear automáticamente el documento EQ en la aplicación ODEQ – Documento equivalente.

A nivel de tercero

Aplicación BTER-Tercero

Para realizar la validación de los proveedores no obligados a expedir factura de venta, primero se debe validar en la aplicación BTER - Terceros y verificar el tipo de impuesto.

Aplicación BTIM–Tipos de Impuestos

El tipo de impuesto es el que nos indica si el proveedor está obligado o no a expedir factura de venta, el campo que nos indica lo mencionado anteriormente, es el campo declarante. Para verificar este proceso ingresamos a la aplicación BTIM - Tipos de Impuestos y filtramos por el número de impuesto del tercero.

Nota: Si el campo declarante se encuentra con el check, quiere decir que el tercero que tenga ese tipo de impuesto está obligado a expedir factura de venta y todo lo que se adquiera con este tercero no se va a ver reflejado en la aplicación ODEQ – Documento Equivalente. Si se realiza la compra a un tercero y el tipo de impuesto que tiene relacionado no cuenta con el check, los movimientos se verán reflejados en la aplicación ODEQ - Documento Equivalente.

Mensaje de control correspondiente al tercero obligado a facturar electrónicamente, previa parametrización en el WVAR llamado verifyebill , este registro debe ser llamado de este modo y en su fórmula; deben ser colocadas las aplicaciones sobre los cuales tendrá efecto. en el caso del ejemplo, esta para el OCAF y FFAC.


WVAR

En el BTER también se creó un nuevo campo para controlar esta validación sobre el tercero, cuando esta encendida esta variable es usada en conjunto con el WVAR para realizar la validación.

Resolución de documentos soporte

Aplicación FRES–Resoluciones

En la aplicación FRES – Resoluciones se debe diligenciar la información que se encuentra en la resolución que envía la DIAN sobre documento soporte.

Los campos se deben diligenciar de la siguiente manera:

  • Documento: Debe ir el documento que se utilice para el proceso de compras a sujetos no obligados a expedir Factura de Venta, para este caso el documento que debe ser diligenciado es EQ.
  • Ubicación: Se debe diligenciar la ubicación correspondiente.
  • Caja: Se debe diligenciar el número 1.
  • Resolution ID: En este campo se diligencia el número de resolución que se encuentra en el documento que envía la DIAN.
  • Prefijo: En este campo se debe diligenciar el prefijo en caso de que éste se encuentre asociado, si no se maneja prefijo se deja vacío este campo. Es importante tener en cuenta que, si se diligencia un prefijo, este debe ser exclusivo para el proceso de documentos soporte.
  • Inicial y Final: Se debe diligenciar el rango respectivo.
  • Fecha inicial de resolución: En este campo se digita la fecha inicial desde donde comprende la resolución.
  • Fecha final de resolución y fecha final: En estos campos se debe digitar la fecha final hasta donde comprende la resolución.
  • Estado: El estado debe ser “Activo”.

Aplicación BCNS–Consecutivos

Una vez se realice la parametrización en la aplicación FRES – Resoluciones, se deben parametrizar los consecutivos en la aplicación BCNS – Consecutivos en el campo “Número” para que inicien de acuerdo con el rango inicial solicitado en la DIAN, digitando de igual forma el documento EQ y la ubicación a la que pertenece.

Aplicación ODEQ–Documento Equivalente

Una vez se realicen las parametrizaciones mencionadas anteriormente, el sistema en la aplicación ODEQ – Documentos Equivalentes crea el documento EQ, proveniente de aquellas compras realizadas a los sujetos no obligados a expedir factura de venta, respetando la numeración parametrizada de acuerdo con la resolución.

Nota: El sistema controla que el consecutivo que se asigne al documento EQ se encuentre acorde con la resolución parametrizada.

Para identificar si la factura llegó o no, en los campos documento 1, número 1 y ubicación 1, se ve relacionado el documento original.

En el detalle encontramos el producto, la cantidad, el precio, el total y la observación que se hayan registrado previamente.